工事写真台帳アプリで「40%時短」達成の要因とは？設備工事におすすめな工事写真アプリとは?  | 日本空調サービス株式会社様

建物設備のトータルサポートで全都道府県に展開する企業

当社(日本空調サービス株式会社)は建物設備のトータルサポート企業です。建物設備のメンテナンスや維持管理、設備・環境診断、ソリューション提案を行うメンテナンスサービス事業と、リニューアル工事を主体とする設備工事事業の2事業を展開しています。

中核はメンテナンスサービス事業で、これまで培った技術力を活かして質の高い診断に基づく省エネ提案や環境改善提案を行い、高品質なサービスを提供しております。

1964年に設立して1999年には海外進出、2018年には全都道府県進出を果たしました。

製薬施設で求められる高品質な作業性

最も注力しているのは医療・医薬のバリデーション事業で、お客様は製薬会社様になります。

製薬会社様は製薬施設を持たれているのですが、その施設で薬の製造をするためには毎年一定の製造基準を満たしているかどうかを調査し、その基準をクリアする必要があります。

当社はその調査の中でも一般にはない「特殊空調」という設備部分の調査にご協力させていただいています。

最も時間を要していた事務作業は工事写真台帳の作成

現場で発生する事務作業は工程管理や資材調達、安全書類の作成と多岐に渡ります。中でも特に時間を要していたのがお客様に提出する工事写真台帳の作成でした。

当時は現場で工事写真台帳作成ができなかったため、現場が終わった後に一旦事務所に戻り作成をしていました。現場終わりの事務作業は体力的にきついものがありました。

工事写真100枚の作業に存在した３つの大きな問題とは?

「写真の撮り忘れ」と「データの紛失」、そして「写真の整理に時間がかかる」という3つが大きな問題でした。

実際に起きてしまった事例で写真の撮り忘れがありました。すでに現場をお客様に引き渡してしまったため再撮影ができないという状況でした。

また、デジタルカメラで撮影した写真データをパソコンに取り込む際、操作ミスによりデータを消去してしまったこともありました。

他にも、工事写真台帳を作成するためにはまずデータ整理から始めなければならないのですが、写真が100枚程度あるため、そもそも写真の整理に時間がかかっているという状況でした。

2年前から本格的に取り組んだICT化で見えてきた共通課題

実は5年程前から社内ではICT化に取り組んでいました。最初に行ったのは社員へのスマホ貸与です。パソコンを開かずにメールをチェックできるのでわざわざ事務所に戻る必要がなくなり、お客様と円滑なコミュニケーションを図れるようになりました。

また、私たちの業界でもさらにデジタル化が求められるという認識がありましたので、2年前からはさらに積極的にデジタル化を進めていきました。

具体的には、iPadを貸与しリモートで管理画面にアクセスできるようにしたり、ペーパーレス化に向けて情報部門や支店ごとにWeb会議を導入したりしました。

色々な施策を進めてきた中で見えた課題は、いかに実務に差障りがでないよう手間なく使えるのかということでした。サービスを使い始めるまでの初期設定量の多さや、社員が操作方法を覚えるのに苦労している姿を見て、そう思いました。

こういった取り組みや課題が見えてきた中で、先ほど申し上げた事務作業の課題もデジタル化で解決できないかと考えるようになりました。

課題を100％解消するため、いくつもの製品を比較してミライ工事を導入した

事務作業のデジタル化を検討する中で「スマホを活用して作業効率化につながる方法はないか」と課員と一緒に考えていたところ、インターネットで「ミライ工事」を見つけ、現場で使える画期的なアプリであると感じました。

社内での利用風景

ミライ工事以外にもいくつかの製品を比較しました。他部署で利用しているメジャーソフト等も検証してみましたが、課題を100％解消するには至りませんでした。加えて、どれも初期設定に時間がかかりそうで導入するまでのハードルが高いと感じました。

全社クラウドNGのなか、実地検証で削減効果を確認

お客様の情報を守るために、共有機能がついているクラウドサービスを導入することは全社的にNGでした。

そこでまずは、全社導入に向けて私の所属する部署だけでアプリの効果検証をスタートしました。

11名のチームメンバーをアプリを使用するチーム・使用しないチームの2チームに分けて、2か月間かけて両チームの事務作業時間を比較しました。その結果、なんとアプリを使用したチームで7割も事務作業時間が少なくなることが分かりました。

社内研修時にミライ工事で作成した写真台帳

現場の生のデータを取り入れてミライ工事の有効性が分かったところで、各部署に協力を依頼し、全社導入に向けて取り組んだ結果、アクセス制限機能を付けることで全社導入が可能となりました。

現場の実務を邪魔しないシンプルな操作と導入のしやすさ

「ミライ工事」の最大のポイントは、操作がシンプルで使いやすい点です。新しい端末やソフトは使用までに慣れが必要ですし、操作も複雑な場合、現場の実務を邪魔してしまいます。これでは効率化どころか現場の労務時間を増やしてしまいます。

その点、ミライ工事については、社員に操作や機能説明する際はホームページの動画を見てもらうだけで理解してもらえる。導入のハードルの低さも魅力です。初期設定も簡単で、導入前は社員の負担にならないかと心配していたのですが、そんな心配は無用でした。

また、撮影と同時に写真台帳が作成される機能は作業量が大きく減らせるので非常に役立っています。リアルタイムで現場の状況がわかるのも非常に良いです。

私たちのニーズにマッチしていて、使い込めば使い込むほど良いアプリだなと実感しています。ただし、写真を撮影する際は横向きにして下さい！そこだけは注意ポイントです(笑)

撮影時は横向き

ミライ工事アプリは設備業界の会社様にもおすすめ

設備のメンテナンス業務では写真撮影が必須なところが多いと思いますので、そういった現場での作業で写真撮影をされる方にはぜひとも使用してほしいと思います。

また「ミライ工事」のユーザーは工事業界の会社様が多い印象がありますが、当社のようにシンプルな写真が求められる設備業界の会社様にもミライ工事は合っていると思います。

労務環境の改善に向けて新たな取組みを実行していく

今後の当社の展望としましては、高度な技術力が必要とされる施設に対して、安定したサービスの提供と全都道府県に展開している拠点網を活用してお取引を拡大していきます。

加えて空調メンテナンス業界の労務環境改善に向けて新たな取組みを模索し、実行していきたいと考えています。

今回お話いただいた　東京支店技術１グループ PM3チーム課長　後藤様

ありがとうございました。