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COLUMN

お役立ちコラム

不動産管理業の写真報告業務にかかっていた時間が半減!  | 増木工業株式会社様

総合建設業と不動産業がメイン事業の増木工業株式会社様は2020年1月よりミライ工事アプリを導入していただいてます。今回は増木工業の都筑様にお話を伺いました。

─総合建設と不動産の事業を展開


創業は明治5年で、来年で150周年を迎えます。もともとは木材や炭、薪などの販売から始まった会社でした。それがだんだんと建設業に広がっていき、ここ数年で不動産業も展開するようになって力を入れています。

建設業のほうでマンションなどを建てていたのですが、「建てられるのであれば管理もしよう」ということで、お客様がワンストップでご依頼いただける体制を整えました。

─設計、建設、リフォームの業務をトータルコーディネート


当社の強みは、設計、建設、リフォームから管理まですべて増木工業にワンストップでオーダーしていただけることです。さらにコンサルティングも行っていますので、たとえば相続に関するご相談などもいただければ、当社からアドバイスを差し上げることができます。

─現場で発生する写真の報告業務とは


不動産管理事業では、たとえば修繕工事の現場写真を撮ったり、管理物件を毎月巡回してオーナー様に提起報告をする際にも写真を撮ったりします。主に写真での報告業務があります。

─報告書のまとめ作業は、エクセルで半日かけていた


以前は、写真を撮った担当者が会社に戻ってきてからエクセルを使って報告書にまとめる作業を行っていました。そのときの写真の量にもよりますが、だいたい常に半日くらいは事務作業にかけていたと思います。

工事に際しても現場について社内で話し合う機会が多いのですが、写真を社内の他のメンバーに共有するにもいちいち印刷していました。かなりアナログなやり方で、その部分にも時間がかかっていました。

前々からこの現場写真に関する業務については「手間がかかる」とか「時間が取られる」という声が現場からあがっていました。

─シンプルな工事写真アプリを探していた


何か良い方法はないかと考えていたときに、建設部のほうで既に工事写真アプリを導入していることを知りました。ただこれは県庁の仕事のような大きな現場向きのソフトでしたので、不動産事業には機能が多すぎて操作が複雑になってしまいます。そのため、「もっとシンプルなものはないか」と探すようになりました。

─「ミライ工事」なら使いこなせそうだと感じた


インターネットで検索をしはじめてから、ミライ工事のメールマガジンが定期的に私のところに送られてくるようになりました。それを見て「良さそうだ」とずっと思っていました。他のソフトも調べてみたところやはりミライ工事が一番シンプルで簡単そうだということが分かりました。

増木工業株式会社 都筑様

要らない機能がないというか、本当にシンプルで、複雑なボタンやが難しい操作などもないので「うちの部署にぴったりだな」、「これなら使いこなせそうだな」と思ってミライ工事の導入を決めました。

─台帳ひな形を使えば全ての作業が現場で完結


工事写真アプリ「ミライ工事」では、主に台帳作成機能を利用しています。

工事では毎回新しい台帳を作って使っていますし、巡回報告のほうではひとつの台帳ひな型を作って、毎月写真を差し替えて使っています。

アプリ内で写真撮影も写真の差し替えもできますし、文字もその場で挿入できるのですべての作業がアプリを使って現場で完結できるようになりました。

それから社内の情報共有にも使っています。工事が完了した後の写真を、現場以外の者にもオンラインですぐに共有したり、クレームが発生した際の現場の様子を写真で会社に共有して、皆で対応を協議したりしています。

スマホで物件ごとに操作が可能

─写真に関する作業時間が半分以下に


「ミライ工事」の導入による改善効果としては、写真に関する作業時間が半分以下になりました。

毎回現場ごとで撮ってきた写真を社内に戻ってきてからパソコンに移し、それから現場ごと、物件ごとに写真をフォルダ分けをする手間が無くなりました。報告書作成のスピードが格段に上がりましたし、写真整理に費やしていた時間を他の作業にあてられるので、すごく助かっています。

─「ミライ工事」をお薦めするなら


もともとは工事や建設事業者向けのアプリだと思いますが、私たちのような不動産管理業の会社さんでも活用できると思います。

使い方次第でいろいろな業務ですごく便利に活用できると思います。

パソコン画面でアプリの写真を確認できる

─最後に、貴社の今後の展望や業界に対する想いをお聞かせください。

もともとは建設業がメインだったところから不動産事業も始めましたが、お客様にとってより良いサービスをより早いスピードでご提供できるようになりたいですね。そのためにミライ工事のようなアプリをしっかり活用していきたいと思います。

ーありがとうございました。

 

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    工事写真台帳アプリならミライ工事へ

    モバイル×クラウドで完結

    「ミライ工事」は、工事写真台帳を作成するための電子黒板付きアプリです。

    撮影〜台帳を印刷するまで、スマホのボタン一つの操作のみ。

    クラウドサービスなので、写真データの受渡しは不要で
    異なるスマホ、タブレット、パソコンから同一の写真データを編集できます。
    複数人での同時編集により、報告書作成までの作業時間が短縮され、
    リアルタイムでの進捗確認が可能になります。

    スマホでそのままPDF出力し、台帳の仕上がりもすぐに確認。
    そのままお客様にもスマホからデータを共有できます。

    台帳のエクセルでの出力もパソコン(WEB版)から可能です。

    オフラインモードへの自動切替で、
    いつでもどこでも現場写真を撮影可能に!

    また、クラウド同期オフモードでは、電波の強弱によらず写真報告書を編集できます。

    自動アップロードのオン/オフを活用すれば通信量を節約。Wifi環境でのみ写真をアップロードする運用です。

    事務作業の手間をもっと効率化

    テンプレート台帳機能を使えば、あらかじめ入力したテキスト内容が、
    撮影時の電子小黒板に自動的に反映され、現場での黒板準備に要する手間や時間が削減されます。

    これにより、写真台帳を作成するうえで担当者にかかるストレスを大きく削減します。
    特に撮影から台帳作成まで2名以上が携わる運用で大きな効果を発揮します。

    手順としては台帳のテンプレートを作成して、台帳新規作成時にコピーできます。
    台帳の文章が電子黒板に反映され、現場では写真の差し替え撮影だけで済みます。