COLUMN

お役立ちコラム

工事写真をエクセルに取り込む単純作業から解放!「クラウド活用」がミソ

工事写真の整理や、台帳・報告書などの作成業務は、多くの場合パソコン上でエクセルや編集ソフトが使われていると思います。現場で撮った写真を事務所や会社のデスクに持ち帰り、パソコンを立ち上げて、データを取り込み、エクセルに挿入して…膨大な手間や時間がとられ、気付けば深夜。

写真の選別と並び替えには集中力も取られます。皆様にもそういった経験がおありでないでしょうか。

スマートフォン用の工事写真アプリを現場で活用することによって 、当日の現場監督の業務を終えた後、事務所に戻ることなく台帳作成作業を進めることが可能になります。もしくは離れた現場からリアルタイムで写真を共有することも可能です。

クラウドの利点を活用した工事写真アプリのメリットを、整理して紹介します。

工事写真台帳の作成はなぜエクセルではダメなのか


エクセルテンプレート 工事写真ソフト

工事写真の業務を効率化するためインターネットで検索すると、「エクセルテンプレート(ひな型)」がたくさん表示されます。テンプレートだけでも便利になるでしょうが、これでは根本的な業務の改善にはつながりません。

現場で撮影保存した写真データを物理的に移動させる手間を解消しなければ、大幅な改善は見込めません。また、データの移動をインターネット通信で行っても、結局エクセルに取り込んだり、情報を再入力したりしていては、二度手間やミスが発生ます。

写真データをインターネット上でやり取りでき、さらに台帳作成作業も同時に行えることが理想です。それを実現するのが、スマホの工事写真アプリです。

クラウドに対応した工事写真アプリの活用について、メリットを述べていきます。特にクラウドの利点については「ミライ工事」を題材に、パソコンへインストールするタイプの工事写真管理アプリとの違いをお示しします。 

スマホやタブレットの活用で電源確保のストレスフリーに


工事写真撮影

タイトな工期の中で現場でノートパソコンを活用してる方がいらっしゃいます。しかしながら、パソコンでは電源を入れて操作できるようになるまで、どうしても時間がかかってしまいます。電源のない環境では起動を待機させておくことも現実的ではありませんし、防水性・防塵性・耐久性などの観点から屋外での利用はあまりお勧めしません。

一方で電源につなぐことを前提とせずに駆動するスマホやタブレットで使える「工事写真アプリ」はどうでしょうか。

必要なときにすぐ利用できますし、写真撮影だけでなく、電子黒板の入力や修正を含む台帳作成作業まで、短時間で一気通貫で操作できます。ケースに入れて使えば、水や埃、衝撃にも耐えられます。

しかも「ミライ工事」に代表されるようなインターネット上にデータを自動保管する「クラウド」サービスのアプリならば、一つの端末に不具合があっても、すぐに他の端末から操作や作業を再開できます。

このように、ログインする端末を選ばないという点もクラウドサービスのメリットのひとつです。スマホやタブレットでの工事写真アプリを利用する、というのは、現場での工事事務作業にとってかなり有効なワザと言えるでしょう。

エクセルの限界も、クラウド活用の工事写真アプリなら楽々解消



クラウドを前提にした工事写真アプリの利点はそれだけには留まりません。

例えば工事写真アプリ「ミライ工事」では、 現場で撮影された写真はクラウド上へ適宜アップロードされます。撮影後すぐにどこからでも閲覧と編集が可能な状態になります。

電波の届かない場所で工事写真を撮影した場合も安心で、自動的にオフラインモードになって写真がアプリ内に保存されます。電波が届くところに入ったら、撮影した写真データが自動的にアップロードされる仕様です。

クラウドならば、どんなときでも工事写真台帳が関係者に共有され編集できる状態が維持されます。

いくら優れたひな型があっても、パソコン端末の中のエクセルではこのようなことは実現できません。クラウドのメリットをフル活用する「ミライ工事」のような工事写真アプリ の活用によって、今まで工事写真台帳管理にかかっていた膨大な作業や写真のやりとりが本質的に改善されるのです。

そして、「ミライ工事」ではクラウドにひな形を作成できるので、誰かが作成したひな形を社内で共有することができます。新しい現場に対応するひな形を手軽にコピーしてモバイルに落とし込むができます。

撮影前後の作業を、複数の関係者で実施することが可能になるのも、エクセルにはできない、クラウド活用ならではの特徴です。 事務所からPCで作業することも、現場からスマホやタブレットで編集することも可能であり、離れた場所から同じひとつの工事写真台帳や報告書作成を分業して進めることもできるのです。

アプリならリアルタイムの工事写真共有ができてさらにメリットを創出



報告資料の作成作業の効率化にとどまらず、工事の関係者間でクラウドを活用することで、リアルタイムに工事写真を確認できるようになります。

それも単に工事写真が閲覧できるだけではなく、工事写真台帳の形で整理され、かつ電子小黒板と自動転記された耳書きからその写真が「何の工事の」「どのような工程の」写真なのか正確に伝わります。電子納品に必要な補足情報も工事写真に記録された状態で共有されます。

「撮影をお願いした写真を、いざ事務所で確認するとちゃんと撮れてなく自分で撮り直しに行く。」

リアルタイムに工事写真を確認できれば、そのような二度手間やミスは一気に解消しますアプリを使えば遠隔で、他の関係者からも工事写真台帳をチェックできるので、その場で撮り直し指示も可能になります。

「ミライ工事」では、チャット形式で簡単にコミュニケーションができるトーク機能が便利です。事務所から現場、または複数の現場間でのやりとりもとてもスムーズになります。

リアルタイムの工事写真台帳を共有することと、工事写真アプリを通じたリアルタイムなコミュニケーションが実現することで、施工管理の精度アップや、他の現場、事務所など離れた場所からの作業指示が適切かつスピーディに行われ、エクセルでは成し得ない圧倒的な効率アップが期待できます。

すべての情報を共有するのは逆に不便


一方で、クラウドによる運用が行き詰まるパターンもあります。全ての情報を共有し、大事な情報が埋もれてしまうケースです。もしくは必要な情報までたどり着くのが手間になってしまうケースもあります。

工事写真では、例えばすべての現場の写真にいち現場担当者が振れることは、必ずしも効率的とは限りません。現場に従事する方にとっては、ご自身の担当する現場がもっとも重要だからです。撮影したい現場、もしくは編集したい台帳に最短でアクセスできる運用が理想です。

「ミライ工事」では、2つの機能でサポートしています。

一つ目は、チーム設定です。2種類のID権限によって、チーム内の全てのデータにアクセスするか、ご自身の現場情報のみにアクセスするか初期設定を選べます。チーム単位で自社と協力会社を分けることもできます。

二つ目は、台帳毎のID設定です。台帳毎にアカウントを招待できますので、ピンチヒッターで別担当者に手伝ってもらいたい場合や、協力会社の方に期間限定で携わってもらうときなど、共有する現場を柔軟に選べます。現場をお気に入りでマーキングする機能もあります。

運用担当者にとっては少ない機能で、ユーザーの使いやすさと運用継続をサポートできます。アプリの開発会社が実際に大小さまざまな現場を持っているからこその仕様です。

工事写真アプリ「ミライ工事」について詳しくはこちら

現場での文字入力に音声入力をぜひ活用しましょう


現場ではいつも指先が自由に動かせるとは限りません。

スマホやタブレットなら、音声入力の技術も進んでいます。普段どおりの話し言葉で発声するだけで自然な日本語が入力できるようになって久しく、これを使わない手はありません。GoogleのAndroidも、AppleのiOSも、どちらも十分に日本語の音声入力が機能します。自動で漢字変換もしてくれます。

工事写真を撮るような現場で、スマホでもタブレットでもソフトウェアキーボードを使って文字を入力するのに、手袋や手の状態で少し手間取ってしまう状況も想定されます。 こんな時こそ音声入力を活用しましょう。「ミライ工事」のアプリも音声入力に対応しています。

電子黒板の文字入力や工事写真台帳の入力などに十分活用が可能です。端末サイドに位置する音声ボタンで撮影画面まで進めることもできます。

その便利さをぜひ体験してみてください。

工事写真アプリ「ミライ工事」について詳しくはこちら

まとめ


工事写真台帳の作成に関する業務を効率化しようとすると、どうしてもエクセルを用いた方法がはじめに思い浮かんでしまうかもしれません。

しかし、そもそも台帳作成に対して感じている課題は何なのかをしっかりと見極めると、それはエクセルではほとんど解消できないものであることがわかります。

クラウドという、まさにデジタルの技術をフルに活用した工事写真アプリのメリットがおわかりいただけたかと思いますので、圧倒的な作業効率の実現のためにも、ぜひスマホアプリの導入を検討してみてください。


             

    アカウント(ユーザー)登録

    ユーザー登録すると、どなたでもPC版を利用できるようになります。PC版ではアプリで撮影された写真が自動でアップロードされ、パソコンからもアプリと同じ操作が可能になります。

    ユーザー登録はアプリからの操作になります。「i」マークから、ユーザー登録が完了するとアプリ画面に「ログインしています」と表示されるようになります。

    無料ダウンロードはこちらから