建設業の作業日報とは？役割や書き方を徹底解説

建設業務における管理を効率化するために「作業日報」を導入すべきか悩んでいないでしょうか。中には、作業日報の作り方や必要性がわからないため、導入を判断できずにいる人も多いはずです。
そこでこのコラムでは、建設業務で役立つ作業日報の作り方や作業日報の役割をわかりやすく解説します。また、作成時の注意点、作業員に浸透させる方法も解説しているので、スムーズな導入の参考にしてみてください。 

建設業の作業日報とは？

作業日報とは、業務に従事する作業員の活動内容・労働時間を管理する報告書類のことです。
まず建設業の現場では一斉に複数人の作業員が活動するため、管理者だけでは「だれが何の仕事を何時間しているのか」という情報を把握しきれません。対して、作業員に作業日報を提出させるルールを整備すれば、書類として各作業員の動きを管理できます。
回収した作業日報をもとに給与計算が可能となるため、予算と出来高とのバランスを考えつつ工事進行できるのがメリットです。近年では、ほとんどの現場でシステム化が進んでおり、作業日報のルールを定めている現場も増えています。

作業日報の作成は義務ではない

作業日報には、特に作成の義務がありません。ただし、労働安全衛生法の第29条で、次のような記載があることに気を付けてください。
元方事業者は、関係請負人及び関係請負人の労働者が、当該仕事に関し、この法律又はこれに基づく命令の規定に違反しないよう必要な指導を行なわなければならない。 

引用：e-GOV法令検索「労働安全衛生法」

 簡単に説明すると「管理者は作業員の動きを的確に把握しなければならない」という意味です。つまり作業日報は、労働者の働く環境の維持、そして安全確保を実施したことを示す書類としても役立ちます。
特に義務はありませんが、建設業の会社としての信頼を維持・向上させるためにも、作業日報のルールを浸透させてみてはいかがでしょうか。 

作業日報の電子化の課題

近年では、業務効率の一環で作業日報の電子化をする企業も多いです。
しかしながら、元請・下請という立場や工種によって、作業日報のレイアウトや入力項目がバラバラで、特に把握しておきたい安全・品質・稼動は会社によって千差万別。
従来エクセルや紙で管理していた作業日報を電子化する際に、バラバラな項目をどのようにまとめるのか、独自のフォーマットをどのように維持するのかが、運用管理者にとっての課題となります。

ミライ工事DXアプリでは、今使っているエクセルレイアウトをそのまま登録でき、入力フォームもテキスト入力以外のプルダウンやチェックボックス、画像挿入など自由に作成できます。

特に作業日報であれば、前日と同じ内容を入力することも多く、前回入力内容を保持する設定が項目ごとに可能。パソコンを立ち上げることなく報告が完了できるため、現場担当者の方にとっても使い勝手がいいアプリとなっています。

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建設業における作業日報の書き方

建設業で用いる作業日報の書き方を、3つのポイントに分けて紹介します。

作業日報に必要な項目

作業日報に記載する項目は、主に次の通りです。 

【あらかじめ記入しておくべき情報】

• 現場名称（工事名称）
• 作業員の名前
• 現場代理人名

【作業員各自に記入させるべき情報】

• 日付
• 天気
• 気温
• 出欠
• 始業・終業時刻
• 休憩時間
• 基本労働時間
• 残業時間
• 工種
• 工事内容
• 備考欄（その他）

作業日報は、表形式で作成するのが便利です。現場名称（事項名称）や作業員の名前など、すでにわかっている情報は、事前に作業日報に整理しておきましょう。

作業日報を作るタイミング

作業日報のテンプレートは、工事が始まる前に準備を終わらせておきましょう。なぜなら、作業日報は工事開始日からまとめ始める必要があるからです。
もし工事の途中から作業日報をまとめた場合、中途半端な管理に終わってしまいますし、振り返りができません。工事開始日〜工事完了日すべての情報をまとめ終えるためにも、必ず工事開始前日までに準備を終わらせておきましょう。

作業日報の管理方法

作業日報の管理方法には、次のような選択肢があります。

• 書類管理
• Excel管理
• クラウドサービス管理 

以前までは、書類を使った管理が一般的でした。しかし、管理が属人化しやすいほか、担当者がいない場合に書類を探し出せないデメリットがありました。近年では電子管理が一般化していることから、Excelといった表計算ソフト、クラウドサービスを使った管理方法を採用するのが良いでしょう。
また、書類管理を選択する予定なら、書類紛失といったリスクをなくすために必ずスキャニングといった電子化を習慣化してください。

建設業における作業日報の役割

大勢の作業員が動く建設業において、作業日報には3つの役割が存在します。なぜ作業日報が必要なのかイメージできない方は、ぜひ参考にしてみてください。 

労働安全衛生法の証拠になる

建設業では、労働安全衛生法により委託業者を含めて労働者の保護を実施するように義務づけられています。しかし「保護」という意味合いがあいまいであり、証明できずにいる企業も多いそうです。

これに対し作業日報を準備しておけば、労働時間や残業など、労働者の保護を証明する書類として役立ちます。「自社では労働安全衛生法に則った管理を実施している」と証明できるため、日常的に日報管理を実施するのがおすすめです。

人件費トラブルの防止につながる

作業日報を継続的にまとめておけば、管理不足による人件費トラブルを防止できるのも魅力です。
ずさんな管理の場合、残業など時間外労働の費用があいまいになり、働いた分だけもらえていないといった人件費トラブルが起きるかもしれません。一方、作業日報で管理すれば、数値に基づく給与計算が可能です。
後々に発生するかもしれない人件費トラブルを回避したいのなら、ぜひ作業日報をルール化してください。

工事状況を把握・共有できる

作業日報には、次のような工事進捗報告としての役割があります。 

• 作業が滞りなく進んだのか
• 計画スケジュール通りなのか
• 問題点はなかったか

建設業では、工期に向けた計画的な工事状況の把握・進行が欠かせません。作業日報が日々のスケジュール管理や人員配置の検討にも役立つため、建設業ならではの課題解決のためにルール化するのがおすすめです。

建設業で作業日報を作成する注意点

建設業で作業日報を導入する際には、作成・管理の際に気を付けるポイントが3つあります。作業日報の導入・運用後のミスを発生しないためにも、事前に注意点を把握しておきましょう。

記入漏れ・ミスがある

作業日報の記入を作業員に一任した場合、記入漏れや記入ミスが発生するかもしれません。特に人件費に関わる作業時間といった項目を間違えると、人件費トラブルが発生する恐れがあります。
確実かつ正確な情報を入力してもらうため、管理者による二重チェックおよび、作業員へのルール浸透を進めましょう。

セキュリティ対策が必要になる

Excel管理やクラウド管理を採用した際、十分な対策を実施していないと、悪意のある攻撃を受けて次のようなセキュリティトラブルが発生するかもしれません。

• 作業日報データの消失
• 作業日報データの改ざん

また、ある従業員が誤ってデータを消す、別の作業員の項目を入力するといったミスが発生する場合があります。安全に作業日報を管理するためにも、記入権限の設定や、ウイルスソフトやパスワードを活用したセキュリティ対策に取り組むことが重要です。

書類管理による記入チェックが必要になる

作業日報の書類管理を採用した場合、記入された情報をデータに転写するといった手間が発生します。場合によっては転写時に記入ミスが生まれる場合もあるので、管理者は何度も記入チェックを実施しなければなりません。
作業員が書く文字の上手下手によってミスが発生する場合もあるため、チェックの手間や転写ミスを防止しやすいExcelやクラウドサービスを使った電子管理を採用するのがおすすめです。

建設業で作業日報を浸透させる方法

建設業で作業日報を導入したとしても、作業員にルールが浸透していなければうまく日報の情報が集まりません。参考として、建設現場で作業日報のルール浸透の方法を3つ紹介します。

【紙の場合】現場出入り口に設置する

紙の作業日報を扱う場合には、現場出入口に専用の記入スペースを設けましょう。
「記入しなければ入場できない」「記入しなければ退場できない」というルールを定めておけば、出勤・退勤はもちろん休憩時間の報告が習慣化しやすくなります。
ただし、雨天時には記入の手間が発生するほか、紛失リスクがあることに注意してください。

【デジタルの場合】エクセルで共有する

Excelの表計算ソフトを使って作業日報を管理する場合には、あらかじめ作業日報を共有しておくのが便利です。
記入テンプレ―トを各作業員に送信しておき、毎日メールで受け取る流れを作っておけば、コピペで作業日報の管理が完了します。ただし、メールを忘れる作業員がいることに注意しなければなりません。

【デジタルの場合】アプリを活用する

リアルタイムで作業日報の管理を進めたいのなら、クラウドサービスを活用したアプリを導入するのが便利です。
作業員が所有するスマートフォンを使って報告ができるため、手軽に浸透できます。また、報告がない作業員に直接連絡でき、退勤後でも入力が可能です。
管理者による転写の手間を削減できるほか、確認の効率化にも役立つので、建設業のDX化を図りたいのならクラウドサービスを使ったアプリの導入をおすすめします。

建設業の作業日報管理はミライ工事DXアプリがおすすめ

ここまで、作業日報の作り方や役割、注意点について紹介してきましたが、作業日報をアプリで管理したいのなら「ミライ工事DXアプリ」がおすすめです。 

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Android機種の方はこちら Google Play

ミライ工事DXアプリは、建設現場向けの機能を搭載したアプリです。スマホやパソコンで簡単にプロジェクトや作業日報を管理できます。また工事関係者（協力業者・下請け）を招待し、コミュニケーションを取れるのがミライ工事DXアプリの魅力です。

ひとつの建設現場で作業日報を共有できるのはもちろん、アプリ内で記入忘れ等を指摘できます。アクセス権限も設定できるため、誤って別の作業員の情報を消してしまう心配もありません。 

また、現場と社内で連携しながら活用すれば、給与計算の手間を大幅に削減できます。紙による作業日報の管理、Excelによるチェックの手間に負担を感じているのなら、まずはミライ工事DXアプリを有効活用してはいかがでしょうか。

追加費用なしでご利用いただけるため、ぜひ導入してみてください。