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DXを成功させる秘訣は誰もが使いこなせること!報告書作成の作業時間は3分の1へ  | 株式会社太陽油化様


廃棄物処理事業から資源循環事業へ『アップサイクル』


1963年に廃油回収業としてスタートした太陽油化は、57年が経過した現在、廃棄物を処理するだけではなく、廃棄物に付加価値を付け、新たな「資源」として世の中に循環させる「資源循環業」へと進化してきました。

「廃棄物処理」、「危険物施設メンテナンス」、「エシカル重油製造販売」を3本柱として、次なる『進化』を目指します。
私たちはどんな課題にも笑顔で迅速に対応できる プロフェッショナル集団です。

資源循環推進のプロフェッショナル集団

─SDGsが注目される今、太陽油化の強みを活かせる


太陽油化は、廃油回収業から事業が始まりました。今では、『エシカル重油』の製造販売を行うまでに至りました。このエシカル重油は回収した廃油が原料です。従来の「A重油」に代わる燃料として、化石燃料依存度を半減させることができます。

一例として、太陽油化が2019年販売したエシカル重油に係るCO₂削減量は、A重油を使用した場合に比べて約832t以上。これは約6万本の杉が年間に吸収する量とほぼ同じです。

連邦・多角化経営を進める

検査報告書、工事写真報告書の作成業務


太陽油化は、現場作業後にお客様への成果物として検査報告書作成や、各種工事の写真報告書を作成してます。

その中でも特に大変な作業は、撮影した写真を順番に並べ替え、コメントを付け報告書にまとめることです。報告書は、お客様目線で作業を見える化し、安心して頂くため太陽油化が自主的に撮影しております。

地下に埋設したオイルタンクなどは、特に内部の作業が見えにくく、写真報告書はお客様からの評判が高いです。

写真報告書の作成だけで50時間以上の業務が発生


撮影する写真の枚数はとても多く、報告書を作成するのに膨大な時間を要します。

多い月で撮影枚数は、9,000枚/月。報告書の構成は1ページに3枚貼付します。写真の選択、サイズ調整や作業コメントの入力作業が必要となります。

作業時間は1ページの編集に3分程度。報告書の作成だけでひと月に50時間以上費やしている計算となります。比例して残業時間も大幅に伸びていきました。

また、印刷コスト(用紙・カラー印刷代)を減らすことも、検討課題のひとつでした。

全社DXを進めて気が付いたこと


検討を始めたのは、2020年の夏頃です。

社内の業務効率改善で「DX」を推進し始めた時期でした。

そこで、グループ内企業で既に使用していたサービスを取り入れてみましたが、逆に効率が悪くなる結果となってしまいました。理由としては、「初期設定が複雑である」と「社員全員が使いこなすことができない」ため

この体験から「社員全員が使いこなせるITサービスが重要である」と強く実感するようになりました。

整理整頓されたオフィス

 

「ミライ工事」を知ったきっかけはYouTube


そんな中、「ミライ工事」は、太陽油化の社員がYouTubeで観たことがきっかけでした。

社内会議で、その社員が「いいの見つけたので、ちょっと見てください」といって、実際に自分でミライ工事を使って作成した台帳を見せてくれました。「僕でも簡単に作れました」と。

YouTubeで見つけて「作業が、すごく楽になりそうだ」と思ったようです。実際に私も使用してみて、「これはいける」と実感しました。

 

「ミライ工事」を選んだ決め手は誰でも簡単に使えること


色々なソフトやアプリを検討していたのですが、「たくさんの便利機能がついて複雑なソフト」より、「一番シンプルで簡単に使えること」が選んだ決め手でした。

「誰もが簡単に使える」を重視していた太陽油化では、ミライ工事がピッタリでした。

写真関連のパソコン作業がほとんどなくなった


ミライ工事の導入によって写真関連のパソコン作業がほとんど無くなりました。
少なくとも半分以下にはなっていると思います。

現時点で、ミライ工事での報告書作成ができない現場もありますが、全現場の8割以上で使用されています。報告書作成時間は当初見込みの3分の1以下にできたと思います。

さらに、ミライ工事では編集作業をスマホで全部できるため、ちょっとしたスキマ時間に編集を行うことで、十分に作業効率が上がっています。

また、スマホから写真台帳(PDF)を出力できるので、「データ提出でOK」というお客様に対しては、印刷コストがゼロになりました。このような保管スペースを取らない提出が、お客様にとってもメリットを感じていただけています。

結果的に、残業時間も大幅に削減されました。

スマホから写真台帳(PDF)出力してご提出

会社全体で大きな効果を得られている理由とは?


とにかく操作が簡単で全員が使いこなせるので、会社全体として大きな削減効果につながっています。

過去に他のシステムも試してきた中で、使えない社員が出てきてしまうことが失敗につながると身をもって知っていました。デジタル系の端末やシステムは、全員が使えれば、必ず効率化につながります。扱いが簡単ということが、何より重要だと思います。

株式会社太陽油化 物部年是様

シンプルな写真が求められる業務で最適


デジカメで撮影した写真報告書を作成している企業であれば、あらゆる企業様にミライ工事の簡単さや便利さを感じてほしいです。特に年配者が多かったり、デジタルに不慣れな人が多い組織だったり、大がかりなシステムだと導入の指揮を取れる人がいない組織などにはお薦めです。

太陽油化のようにシンプルな写真が求められる業界には需要が多いのではないでしょうか。

最適な環境を維持できる高品質なサービスを提供していく


太陽油化の事業は、電気・水・ガス・通信などのインフラ事業に例えられます。無くては困るもの。それらを安全で安定的に維持していく会社です。

今後もそのスタンスは変わらずに社会に必要とされる仕事を続けていきたいと思っています。その上でSDGsを強く意識し、産業廃棄物の処理だけではなく、最適な環境を維持・提供できる、縁の下の力持ちとし進化し続けます。

ありがとうございました

 

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    工事写真台帳アプリならミライ工事へ

    モバイル×クラウドで完結

    「ミライ工事」は、工事写真台帳を作成するための電子黒板付きアプリです。

    撮影〜台帳を印刷するまで、スマホのボタン一つの操作のみ。

    クラウドサービスなので、写真データの受渡しは不要で
    異なるスマホ、タブレット、パソコンから同一の写真データを編集できます。
    複数人での同時編集により、報告書作成までの作業時間が短縮され、
    リアルタイムでの進捗確認が可能になります。

    スマホでそのままPDF出力し、台帳の仕上がりもすぐに確認。
    そのままお客様にもスマホからデータを共有できます。

    台帳のエクセルでの出力もパソコン(WEB版)から可能です。

    オフラインモードへの自動切替で、
    いつでもどこでも現場写真を撮影可能に!

    また、クラウド同期オフモードでは、電波の強弱によらず写真報告書を編集できます。

    自動アップロードのオン/オフを活用すれば通信量を節約。Wifi環境でのみ写真をアップロードする運用です。

    事務作業の手間をもっと効率化

    テンプレート台帳機能を使えば、あらかじめ入力したテキスト内容が、
    撮影時の電子小黒板に自動的に反映され、現場での黒板準備に要する手間や時間が削減されます。

    これにより、写真台帳を作成するうえで担当者にかかるストレスを大きく削減します。
    特に撮影から台帳作成まで2名以上が携わる運用で大きな効果を発揮します。

    手順としては台帳のテンプレートを作成して、台帳新規作成時にコピーできます。
    台帳の文章が電子黒板に反映され、現場では写真の差し替え撮影だけで済みます。