数日かかる台帳作成を”1日”で完結。現場と社内をつなぐ「ミライ工事アプリ」の活用法とは  | 株式会社ユーワネクスト

貴社の事業や、注力している事業について教えてください。

ユーワネクストでは、戸建ての屋根や外壁、ビル・マンション屋上の防水保護といった塗装業務、そして内装リフォームの仲介サービスを展開している会社です。
主に中規模マンションをメインにサービスを提供しており、個人・法人のお客様を問わず塗装業務を承っています。
また、塗装箇所が壊れている場合には、ふき替え工事といったサポートも合わせて提供しているのが特徴です。
現在は、中規模マンションまで業務対応していますが、今後は、坪面積が広く階層数の高い大規模マンションにも手を広げていきたいと考えております。

65年の間、地域に根付く塗装会社を経営

ユーワネクストは親子3世代で経営しており、創業65年の長い期間、地域で塗装サービスを提供し続けてきた「地域に根付く塗装会社」です。
地域からの信頼も厚く、近隣の小学校の遊具塗装をボランティアで対応しているほか、子供向けの塗装セミナーを開催しているなど、地域密着型のサポートを続けています。

新型コロナウイルス流行で業務に若干の変化が 

弊社は塗装業者ですので、職人が粛々と作業するのが基本です。そのため、2020年から始まった新型コロナウイルスの影響を直接受けることはありませんでした。
しかし、マンションの住人の中には、作業中の感染を不安視する方がいます。場合によっては、塗装作業をきっかけにマンション内や弊社の部署内に感染が広がる恐れもあったため、マスクの着用やアルコール消毒の徹底を心がけました。

他社の工事写真アプリに不満を感じる

塗装業務を実施する際には、塗装前・塗装後の状況が分かるように、工事写真を撮影して台帳にまとめなければなりません。このとき弊社では「ミライ工事アプリ」を導入する前まで、他社の工事写真アプリを使って現場対応していました。
しかし、他社アプリには「クラウド共有機能」がありませんでした。すべてオフライン上で作業しなければならないため、急いで修正が必要な台帳があったとしても、別の担当者がすぐに編集できない問題が発生していたのです。
担当者の誰かが休んでいるときには、すぐにデータを修正できないほか、わざわざ担当者のパソコンを起動して操作しなければなりません。どうしても作業に手間がかかることから、業務のタイムロスといった部分に不満を感じていました。

また、他社の工事写真アプリはデータ容量を増加できない、過去のデータを復旧できないというように、融通が利かない部分にも不満を抱えていました。他にも、過去のデータを探し出すのが難しいことも悩みのタネでした。
例えば工事関連の業務では、数年前に実施した調査・工事の情報を求められるケースが多々あります。既存のアプリではデータを管理できず、過去にだれが資料を作ったのかわからないという問題が頻出していたため、古いデータもすぐに探し出せるような、効率的にデータ管理できるアプリがほしいと考えていました。

弊社の悩みを解決できる「ミライ工事アプリ」をすぐに導入

使い勝手の悪い既存アプリを問題視し、弊社では、すぐに新規アプリのリサーチを始めました。
通常だと、複数の工事写真アプリを比較して選んでいくと思いますが、弊社で問題だったのは、クラウド共有、そして融通が利かないという問題です。とにかく悩みを解決できるアプリを探したいという気持ちがあったため、比較検討ではなく悩み解決に合致するアプリを探すことに専念しました。

具体的な調べ方としては、ネット検索を活用しました。悩みとして挙がる「クラウド共有」「検索機能」「データ管理」といったキーワードで調べてみたところ、すぐに「ミライ工事アプリ」がヒットしたのが導入のきっかけです。
その後、機能面や価格情報もチェックし「とりあえずやってみるか」という社内の判断をいただいたため、すぐ導入する流れとなりました。

「ミライ工事」の導入で業務効率が向上

まず改善したのは、長年の悩みだった「クラウド共有」の問題です。「ミライ工事アプリ」にはクラウド共有機能が搭載されています。弊社では「ミライ工事アプリ」を使って工事写真のデータをすべてクラウドで管理しているので、自分のパソコンやスマートフォンからすぐにデータを編集できます。緊急の修正対応があってもすぐに対応できるのが便利だと感じています。
また「ミライ工事アプリ」はプランによってデータ容量を変えられるほか、バックアップの復旧ができるなど、柔軟性に優れる工事写真アプリです。工事状況や規模によってプランを変更できるので、以前導入していた他社アプリの悩みを丸ごと解消できました。

他にも、現場ごとにフォルダをグループ分けできる機能も便利です。必要な写真をピックアップする際に検索ソート（振り分け）をかけやすいのはもちろん、弊社の部署ごとにフォルダを作れば、1つのアプリ内で複数の現場を管理できるのが役立っています。
現場にいるときもスマートフォンひとつでデータチェック・修正の対応ができるので、従業員同士で連携しやすくなりました。

急な現場の要望を即座に反映

「ミライ工事アプリ」の中でも特に役立っているのが「クラウド共有機能」です。現場によっては発注者から「すぐに工事写真台帳を作成してほしい」と要望を受ける場合があります。

通常だと、現場写真を撮影し、会社に戻った後に台帳を整理するのが一般的です。一方で「ミライ工事アプリ」を使うと、その手間自体がなくなります。
例えばクラウド共有機能を使うと、現場の担当者・事務所担当者をリアルタイムでつなげることができます。現場で撮影した写真をすぐに会社に共有できるので、撮影と同時進行で台帳を作成できるようになりました。
また、会社で作成した台帳を現場担当者が確認できるので、内容の間違いなどをすぐに正せるのが便利です。以前とは比べものにならないくらい素早く、工事写真台帳を作成できるようになりました。

フォルダ管理機能により写真管理が簡易的に

弊社の担当者からよく声があがるのがデータ管理に関する機能です。「ミライ工事アプリ」では、写真を1枚1枚アップロードする必要がなく、フォルダにある複数枚の写真を丸ごと反映できます。
例えば、扉フォルダ、壁フォルダというように写真をフォルダ分けしてアップロードすれば、フォルダの状態を維持したまま「ミライ工事アプリ」にすべてのデータが反映されるイメージです。
以前利用していた工事写真アプリには、フォルダ管理のような機能はなく、1枚ずつ写真を管理しなければなりませんでした。また弊社では戸建てのお客様だと約100枚、ビルやマンションのお客様だと約500枚の写真を管理しなければなりません。会社全体でみると、おおよそ1日1件の工事写真台帳を作成しなければならないため、写真管理が楽になる「ミライ工事アプリ」がかなり役立っています。

数日かかっていた台帳作成作業が1日で完結

「ミライ工事アプリ」を導入した結果、今まで数日かかっていた工事写真台帳の作成期間が1日で終わるようになりました。
これまでは「台帳の作成」→「上席（上司）のチェック」→「修正」という流れに数日かかっていました。一方「ミライ工事アプリ」なら、台帳の作成がスムーズ化し、最終チェックを含めて1日で完結できます。

もし上司が外出していたとしても「ミライ工事アプリ」のPDF出力機能を使えば、場所を問わずいつでもチェックしてもらえます。チェック待ちの時間などムダな時間を削減できていることから、結果として、発注者に1日で工事写真台帳を提出できるようになりました。

「ミライ工事アプリ」は工事に関わるすべての企業におすすめ

工事写真台帳の作成が必要な工事関連の会社、その中でもお客様とのやり取りを求められる会社に「ミライ工事アプリ」をおすすめします。
やはり、工事関係の仕事をしているのなら、工事写真の作成が必要不可欠です。工事写真台帳は、現場の状況がどうなっているか、どういった工事が必要なのかの説明に欠かせない資料ですので、高品質で効率よく作成できるアプリがあると便利だと思います。
また、協力会社や下請け業者と一緒に業務を実施する会社にも「ミライ工事アプリ」をおすすめします。アプリを連携できることはもちろん、テンプレートの情報をシェアできるので、ミスなく工事写真台帳を作成できるはずです。

ありがとうございました。