工事写真・台帳はどんな方法で管理する？作り方・まとめ方・おすすめのクラウド共有方法を解説

業務の数が増えるほど大量のデータ保管が必要となる工事写真や台帳について、「管理が複雑化している」「過年度のデータを探せなくなっている」とお悩みではないでしょうか。また、効率化のために役立つシステムやアプリがないか探している人もいるでしょう。

そこでこの記事では、工事写真・台帳を効率よく管理する方法について解説します。またクラウド管理がおすすめな理由も紹介しているので、管理の手間を省く参考にしてみてください。

工事写真・台帳の管理が重要な理由

工事写真や台帳を「自身のPCにフォルダ分けして管理している」「外付けHDDに移して別途保管している」という方も多いでしょう。確かに、そういった管理方法でもデータの量が少なければ管理は可能です。
しかし、業務の数が増えれば増えるほど、増加し続ける写真データ・台帳に対応できず、お困りの人もいるのではないでしょうか。

結論として、工事写真や台帳は、計画的に管理することが欠かせません。なぜ計画的な管理が必要なのか以下に整理しました。

• 担当者ごとに写真を管理するとデータが紛失しやすい
• 外付けHDDだとバックアップを取れない

工事関連のデータは、建設業法で最低5年の保管を求められることから「後でデータを求められたときに見つからなくなる」「HDDが壊れてしまった」などのリスクがあるかもしれません。もしものトラブルに備えるためにも、本記事で紹介する効率的な工事写真・台帳の管理手法をチェックしてみてください。

工事写真・台帳の管理方法は大きく分けて3つ

工事写真・台帳の管理方法は主に次の3つがあります。

• 紙媒体で保管する（※現在は非推奨）
• PCデバイスに電子管理する
• クラウド上で共有する

なお紙媒体での保管がNGなのは、管理が難しいからという理由もありますが、誤って紛失したり廃棄をしたりするリスクがあるためです。よって工事写真・台帳は、電子データのまま保管できる「PCデバイス」「クラウド」を活用することをおすすめします。

工事写真はアナログ管理ではなくクラウド管理をすべき理由

前述したPC・クラウドによる工事写真や台帳の管理ですが、可能であればクラウド管理を採用するのがおすすめです。
なぜクラウドで管理すべきなのか、詳しい理由を4つ整理しました。

【理由1】USB・メール共有だと手間やセキュリティリスクが発生する

工事写真をPCに保管している人のなかには、データを貸与・共有するためにUSBメモリに移したり、メールで共有したりする人もいます。しかし、安易にアナログな共有方法を利用すると、データが外部に流出する恐れがあるほか、複数名が同じコピーデータを所持するなど、管理の手間やセキュリティリスクが発生するかもしれません。

一方でクラウド管理を利用すれば、クラウド上にあるデータに権限を付与することにより、複数名で閲覧や編集が可能となります。わざわざUSBメモリやメールで共有する必要がないことも含め、セキュリティ対策としてもおすすめです。

【理由2】アナログな管理方法では事務所などでしかアクセスできない

工事写真や台帳を自社PCに保管するとき、関係者がデータにアクセスするためには、次のような工程を踏まなければなりません。

1. データを閲覧（編集）したい旨を伝える
2. PCの担当者がメール等でデータを送信する
3. 関係者が閲覧（編集）をする
4. 最新のデータを共有し合う（編集）

なかでも編集が必要なデータのやり取りでは「どのデータが最終なのかわからなくなる」といったトラブルが発生します。対してクラウドは、ひとつのデータを複数名で閲覧・編集できるため、常に最新のデータを維持できます。上記の手順を踏む必要もないことも含め、手軽にデータ管理をできるのが魅力です。

【理由3】大容量データでもファイル容量を気にしなくていい

アナログな管理手法で工事写真や台帳を管理する場合、データの数が増えるたびにパソコンの容量を増設したり、外付けHDDに移したりと、管理の手間が増えてしまいます。

一方でクラウド管理に移行すれば、すべてのデータをクラウド上で管理できます。データ容量が増えた場合には、クラウド自体の容量を拡張することで対応できるので、わざわざ別の場所にデータを移すといった手間をかけずに管理をつづけられるのが魅力です。

【理由4】バージョン管理やログ追跡のトラブルを防止できる

アナログな工事写真や台帳の管理の場合、一度データを紛失すると物理的にデータをサルベージできないことがあります。
対してクラウド管理では、常にクラウドに保管されているデータのバックアップが取られているため「誰が何を触ったのか」がログとしてわかるほか、誤って削除した場合にはバックアップからの復旧が可能です。

またクラウド自体も外部にある専用のサーバーを利用することから、もしも自社でトラブルが起きてもクラウドのデータだけは安全に保管し続けられます。

工事写真・台帳を整理・管理する方法【まとめ方のコツ】

工事写真や台帳のPCデバイスでの管理、またクラウド管理を効率化する方法を紹介します。無駄のないデータ管理を実施したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

【整理の方法1】フォルダ分けと命名ルールを決めておく

まず工事写真や台帳は、プロジェクト（業務）ごとにフォルダ分けをするほか、命名ルールを定めることが大切です。

例えば、業務名には「20250001_業務名」というように番号を振っておけば、いつのプロジェクトなのかがわかります。またプロジェクトごとに写真や台帳を管理する際も、同じような命名ルールを決めてフォルダ分けするのがおすすめです。

【整理の方法2】複数の場所にデータのバックアップを取る

PCデバイスで工事写真や台帳のデータを管理する際には、少なくとも2つ以上の場所にバックアップを取りましょう。

アナログな管理手法だと、PCデバイスのデータが消えてしまったため、バックアップとして取っていたHDDを探したところ、ほこりまみれになっていたせいでHDDを読み込めなくなってしまうというケースも少なくありません。

クラウド管理なら電子上でバックアップが保管されているため安心ですが、アナログな管理手法を採用する際には、1つのバックアップだけではなく、複数箇所にバックアップを用意しておくと安心です。

【整理の方法3】データが重い場合は圧縮しておく

工事写真や台帳データは、画質が落ちない程度に圧縮をかけておきましょう。

まず工事写真や台帳データによくあるのが、1業務だけで膨大なデータ容量を取ってしまうという問題です。
例えば、1業務で10MBの写真データを100枚撮影すれば、1GB分の容量を取ることになります。また業務数が増えれば増えるほど、拡張費用がかかってしまう点に注意しなければなりません。そのため、完了した業務については無理のない範囲でデータ容量や画質を圧縮しておくと、拡張にかかるコストを節約しやすくなります。

工事写真管理はクラウドサービス・工事写真アプリのどちらがおすすめ？

工事写真や台帳データの管理はクラウドを利用するのがおすすめですが、ここで悩みやすいのがクラウドサービス・工事写真アプリのどちらを導入すべきかという点です。参考として以下に、2つのサービスの違いを整理しました。

以上より、建設業の場合はクラウド機能を含む「工事写真アプリ」がおすすめです。工事進捗や発注管理、業務管理などにも対応できるため、工事関連業務へのワンストップ対応が可能となります。
一方で、工事関連業務に関係なく、単純にデータ保管のみで使いたい場合にはクラウドサービスがおすすめです。

工事写真の効率的なクラウド管理は「ミライ工事写真」がおすすめ

工事管理業務の効率化を図りつつ、クラウドベースのデータ管理に対応したい場合には、2つの用途に対応している「ミライ工事写真」を導入するのがおすすめです。以下よりアプリ導入の魅力をまとめました。

【ミライ工事写真の魅力1 】簡単で使いやすいインターフェースを採用

ミライ工事写真は、スマートフォンやタブレットなど、日常的に利用するデバイス上で操作できるシンプルなアプリケーションです。初心者からすぐに操作できるほか、直感的に使えるUIを搭載しています。

またPCでも接続が可能であることから、現場ではスマートフォン・タブレット、事務所ではPCというように、使い分けをしながら操作することも可能です。

【ミライ工事写真の魅力2】モバイルでクラウドデータを編集できる

工事写真アプリでは、撮影やアップロードといった入力作業はモバイル端末からできますが、情報の編集はPCを使ってWeb上で行わなければならないことが多いです。

ミライ工事写真は、モバイル端末で入力、編集の両方を複数人同時に行うことができるため、帰社してPCを開いて作業する必要がなく、現場で作業が完結します。

【ミライ工事写真の魅力3】プロジェクトマネジメントとの連携性に対応

ミライ工事写真は、ただクラウド上にデータを管理できるだけではなく、一緒に次のような機能を利用できます。

• 工事進捗管理
• 関係者コミュニケーション（トーク・通話）
• 点検表の記入・出力
• 出面・日報管理
• 資材管理
• 重機管理
• 人員配置

権限を付与すれば、下請け業・協力会社にもミライ工事写真を共有できます。1つの業務全体で利用できるアプリであるため、データ管理の電子化&工事業務の効率化を目指す企業におすすめです。

ミライ工事写真を工事写真管理に活用した事例

実際にミライ工事を利用して、工事写真管理を効率化した企業事例を整理しました。

クラウド管理機能はもちろん、ミライ工事写真自体の機能を活用して、工事写真管理の手間を削減されています。なかでも写真撮影時に掲載する電子小黒板の効果により、いつどのタイミングで撮影したものなのかをすばやく判断できるようになったという意見が多い傾向です。

工事写真の管理方法の悩みは「ミライ工事写真」で解決しよう

ここまで、おすすめの工事黒板アプリや導入するメリットについて紹介してきましたが、無料で長く利用できるアプリをお探しなら「ミライ工事アプリ」をおすすめします。 

iPhone, iPadの方はこちら Apple Store

Android機種の方はこちら Google Play

ミライ工事アプリは、工事写真台帳を現場で作成できるアプリケーションです。無料から使うことができ、オンライン環境はもちろん、電波が通じない場所でも写真撮影や電子黒板の作成を続けられます。

またミライ工事アプリで扱うデータは、すべてクラウド上に保管されるため、スマートフォンといったデバイスが破損・紛失してもデータが消えません。
さらには現場と社内で連携しながら活用することで、帰社後の雑務を削減できるのが魅力です。黒板を持ち歩くアナログな撮影方法から脱却し、業務効率化を実現したいなら、まずはミライ工事アプリを有効活用してはいかがでしょうか。
追加費用なしでご利用いただけるため、ぜひ活用してみてください。