工事写真帳のエクセルテンプレートをマクロ以外で自由に作成する方法

「工事写真帳」は建設会社にとって欠かせない資料です。発注者への状況報告や安全パトロール、工事進行基準の証憑、品質保証を目的として作成されます。

しかし、一方で多くの現場代理人は次のようなストレスや負担を感じています。

• 画像の取捨選択や並び替えに時間がかかる
• エクセルの指定レイアウトに画像を挿入するための操作が手間

解決策の一つとして、エクセルマクロを組んでテンプレートを作成する方法があります。

しかしながら、そもそもマクロの構築が難しい場合もあり、特にマクロの組織的活用においては、レイアウトの新規作成やバージョン管理の対応コストが発生します。

開発者の引継ぎ、エクセルのアップデート対応といった手間もあります。

本コラムではこれらの課題を解決するため、マクロを使わずにエクセル工事写真帳のテンプレートを作成する方法を紹介します。

システム担当者のみならず現場部門の担当者様でも簡単に設定・操作できる方法です。

現場をお持ちの会社様にとっては業務効率化に寄与する内容になっています。参考になれば幸いです。

工事写真帳の作成が手間であるそもそもの理由

Microsoftが提供する表計算ソフト「エクセル」を使って工事写真帳を作成する場合、どうしても手作業が発生してしまいます。手作業をなくすための対応がいくつかありますが、従来の対応には課題があり、順を追って説明していきます。

手作業による工事写真台帳の作成の流れ

まず、手作業で工事写真帳を作成する場合の流れです。

【工事写真帳作成の流れ】

1. 現場写真の整理
2. 画像の選定・挿入
3. 写真内容の記入・並び替え
4. 日付や表記のチェック
5. 修正

レイアウトや表記の仕方に違いがあった際には、統一性が取れるように修正します。特に複数人で同じ現場を担当する場合は注意が必要です。

現場をマネジメントしながら数十枚の写真を毎日相手にすると大抵の場合は残業となります。作業自体は集中するので終わった後はアドレナリンが上がっています。

マクロを使ってエクセルテンプレートを作成する場合の課題

手間と残業を軽減する方法のひとつに、エクセルテンプレートのマクロを準備する方法があります。

エクセルマクロには、工事写真帳のレイアウトに対して画像サイズを調整して挿入したり、番号を振り分けるといった操作をあらかじめ設定しておけます。作業時間が短くなります。

【自動化できるポイント】

• 画像挿入時のサイズ調整
• 写真帳の番号振り分け
• 写真内容の記述内容

しかし、次のようなデメリットもあります。

【デメリット】

• エクセルの仕様変更によるバージョンアップ対応の開発工数が発生してしまう
• レイアウト管理における運用コストとエンドユーザーへの周知の難しさ
• サポートの手間とクラウドとローカルの2元管理

運用にはマクロを開発できる人材が欠かせないほか、エクセルのバージョンアップに伴うメンテナンスが必要です。もしマクロを組んだ担当者がいなくなってしまうとエクセルテンプレートを安易に変更できなくなります。

マクロの設定にも限界があるため、思うように現場・社内作業ニーズを反映できない場合があります。クラウド管理へ移行している世の中の時流に逆行する対策であるため、使いづらさを感じてしまうかもしれません。

ソフト開発を行う課題

工事写真帳作成を効率化するもうひとつの手段として、ソフト開発して工事写真帳を作成・管理する方法があります。現場や社内作業のニーズを反映できますがコストが高くついてしまいます。

【発生するコスト】

• 開発に高額なイニシャルコスト
• 修正や維持管理のためにランニングコスト
• テンプレート追加の度に発生する開発アップデートコスト

特に元請けが指定する様式がスポットで発生する場合、3つ目のコストが費用対効果に合わないことがあります。

マクロに頼らずに工事写真帳テンプレートを作成すべき理由

工事写真帳のエクセルテンプレートを準備したいのなら、なるべくマクロに頼らない作り方で対応しましょう。その理由は次のとおりです。

• エクセルの更新・バージョンアップで調整が必要となる
• マクロを組む担当者に負担が集中してしまう

テンプレートの種類は、提出先や運用変更、工事写真帳が使われる資料によって増えていきます。修正・改良を加えたい場合には、開発担当者の負担が増えるだけでなく、担当者がいなくなってしまうとエクセルテンプレートの運用が維持できなくなります。

では、どのようにエクセルテンプレートを準備すればよいのでしょうか。詳しい方法を次項で紹介いたします。

工事写真帳エクセルテンプレートをマクロ以外で作成する方法

工事写真帳のエクセルテンプレートを作成したいなら、ぜひ『ミライ工事アプリ』を利用してみてください。

ミライ工事アプリは、ユーザー一人一人がテンプレートを作成できる工事写真帳アプリです。テンプレートの数に制限はありません。元請毎や資料毎に共通テンプレートを作成することもできますし、現場代理人がオリジナルのテンプレートを作成することも可能です。

• レイアウトを自由に設定できる
• エクセルテンプレートを無限に作成できる
• スモールスタートできる

レイアウトを自由に設定できる

ミライ工事アプリのカスタムエクセル機能は、元請の指定するレイアウトのほか、工事・点検ごとにもテンプレートを自由に作成できます。

テンプレートはエクセルで作成、変更して、ミライ工事アプリにアップロードします。

1ページ写真3枚から6枚の各サンプルエクセルも用意しているので、カスタマイズ操作は直感的です。作成したエクセルテンプレートを協力会社に共有して共同作業することもできます。

アプリで撮影した写真や、入力したテキストが自動でエクセルに反映されます。

エクセルテンプレートを無限に作成できる

エクセルテンプレートは無制限で作成、保存できます。今使っているエクセルをテンプレートとして使い続けたり、単発の工事用にも活用できます。社内向け日報にも転用できます。

発注者が提示する様式に合わせた微調整は、エクセル操作で対応可能です。

エクセルテンプレートは写真台帳のひな形にもセットできるので、現場規模・対応範囲に合わせて必要な数を準備しましょう。

スモールスタートできる

ミライ工事は基本無料で利用できるほか、法人契約、個人クレジットの有料プランを提供しています。法人契約は月額12,500円からなので、安価に利用できます。初期費用もありません。完全月額制のサービスですので、スモールスタートとして社内検証できるのもミライ工事アプリの魅力です。

パソコン版はインストール不要でブラウザにログインするだけです。クラウドアプリなので、スマホで編集したデータをリアルタイムにパソコンで扱えます。

企業導入実績の紹介

ミライ工事アプリは、現場作業を行うさまざまな工種の企業様にご利用いただいています。参考として、2社の成功事例と効果を紹介します。

• 株式会社エフ・ビー・エム様
• 株式会社太陽油化様

成功事例①株式会社エフ・ビー・エム様

工種：不動産管理・ビルマネジメント
会社規模：501~1000名

株式会社エフ・ビー・エム様は、ビルマネジメントや不動産事業を手がけている会社です。報告書の作成についてテンプレートなどがなく、毎回エクセルでゼロから報告書を作成していました。

これを解決するためにミライ工事を導入され、エクセルテンプレートを活用して報告書作成の手間を大幅に削減されています。報告書をPDF出力し、メールで共有することで協力会社との連携もスムーズになりました。

＞＞導入事例はこちら

成功事例➁株式会社太陽油化様

工種：資源循環事業、廃棄物処理事業
会社規模：51~100名

株式会社太陽油化様は、廃棄物処理・危険物施設メンテナンスといった業務を提供する会社です。莫大な写真整理のために50時間以上の業務が発生することに課題を感じミライ工事アプリを導入されました。

すべての作業をスマートフォンで完結できるため、導入後はパソコンによる事務作業を大幅に削減されました。シンプルで使いやすく、エクセルテンプレートも充実しているため、現在は8割近い現場でミライ工事アプリを活用されています。

＞＞導入事例はこちら

低コストでエクセルテンプレートを作成したいなら『ミライ工事』がおすすめ

マクロを組む労力やソフト開発の費用など、エクセルテンプレート作成にかかる手間を減らしたいのなら『ミライ工事』を導入して、最小限のコストで工事写真帳作成を効率化してはいかがでしょうか。

既に多くの企業様から導入されている工事写真帳作成アプリ『ミライ工事』はシンプルな操作画面と、写真整理に役立つ機能を搭載しています。

エクセルテンプレートを読み込ませて利用できるので、まずはスモールスタートとして、試験運用を検討されてみてはいかがでしょうか。