【事務の負担軽減】工事情報を基幹システムと連携！効果が見えるから現場浸透も加速  | 三友工業株式会社

非常用発電機の販売からメンテナンスまで総合的に手がける

当社では、非常用発電機の販売・施工・メンテナンスを手掛けています。主にビルや高速道路、ポンプ場といった施設が対象になります。

単体のサービス「発電機の販売」のみを提供することが多い業界の中で、当社は施工・メンテナンスまで一貫したサービスが強みです。設置工事や定期点検を自社で対応します。

データ管理を含む3つの課題が現場を悩ませていた

もともと当社では、現場に不随する事務作業で3つの課題を感じていました。

「作業の長時間」「データ管理の複雑化」「人力作業による転記ミス」です。

非常用発電機の設置やメンテナンスでは、毎日のように現場が動きます。中でも発電機のメンテナンスは長時間の作業になります。発電機に問題がないか細かく点検するため分解してから組み直します。元通りにした発電機を再度起動させてチェックします。この作業は丸1日を要することもあります。

1日あたり3～5基をメンテナンスできる工事もありますが、例えば高速道路向けの発電機では1箇所に5日間必要になります。

写真枚数300枚超えで負担増やミスの原因に

規模が大きなメンテナンスの場合「作業前」「作業後」「交換時」の写真を撮影します。そのため、写真枚数が現場1箇所につき300枚を超えます。

1箇所当たり2～3人を数チームで動かしていることもあって、写真管理はかなり複雑化していました。

撮影した写真は最終的に報告書に添付し、提出しなければなりません。測定器で計測した数値を現場でメモし、報告書に反映するといった作業も含まれます。社内作業のほとんどは弊社の事務員が担っていますが、1日で5件以上の報告書の取りまとめが発生します。

忙しい中で同じような作業を人力で繰り返すことが多くなり、記載ミスが起こることが頻繁にありました。

既存ツールに感じていた課題とアプリ変更のキッカケ

現場での負担もそうですが、現場作業後の報告書作成にも課題を抱えていました。

当社では、現場の機場を管理するアプリを利用しています。発電機のメンテナンス履歴の管理やデータ管理を行えるアプリです。他にも、office365、Dropboxといったクラウドサービスを利用して業務状況やデータを管理しています。

また現場作業を報告書にまとめる際に、当時は別の台帳作成アプリを利用していました。このアプリの写真共有機能を利用しながら写真台帳をまとめていたのですが、動作が遅く、効率よく報告書を作成できませんでした。

そういった悩みを感じながらも利用を継続していたとき、そのアプリのバージョンアップで拡張子が変更されました。このため、自社のPCで作動できなくなり、同じアプリを継続利用するためにはPC買い替えの多額の更新費用が発生することになりました。

これをきっかけに社内が抱える課題を全部クリアできるアプリがないか調べ始めました。
そこで出会ったのが、ミライ工事でした。

現場の抵抗もなく作業時間が1/3に！ミスも解消

ミライ工事アプリを導入して、弊社の作業は大きく変化しました。

今までは事務員の業務の半分近くが写真台帳の整理に割かれていましたが、ミライ工事アプリを導入してからは作業時間が1/3まで短縮されました。

また、コピー&ペーストによるミスも解消されました。
ミライ工事アプリには、台帳テンプレート機能があります。このテンプレート内に、サンプル画像を予め設定しておきます。現場では、サンプル画像の箇所が差し替え撮影されます。

サンプル画像が更新されていないと、「その箇所の写真はまだ撮っていないんだな」と分かる仕組みです。

当初はアプリ切り替えに対し現場は抵抗を感じるだろうと懸念していました。しかし技術員からしても、ミライ工事の利用によって明らかに作業効率がアップしました。メリットを感じてもらえため抵抗なく、スパっと切り替えることができました。

社内で使い始めたあとは、さらに協力会社各社にも展開していきました。

API連携で現場負担をさらに軽減

また、ミライ工事にAPIを用意してもらい、基幹システムと工事情報を連携しています。基幹システムで工事情報を登録した後、招待する協力会社、利用する写真台帳のテンプレートも選択します。

ミライ工事アプリ側での入力を極限まで減らし、現場の負担を軽減しています。現場ではすぐに写真を撮影でき、事務所でも内容を確認できます。ミライ工事アプリを介して各社とも連携しています。

社内外で事務作業の効率化が進んだので、全体の改善効果はかなり大きいと感じています。

─ありがとうございました。