建設システムとは？ITで建設業の事務業務を効率化しよう！

建設業務を効率化するために「建設システム」の導入を検討していないでしょうか。しかし、建設システムが具体的にどういったものかわからないとお困りの方もいるはずです。 
そこでこのコラムでは、初心者向けに建設システムの概要、種類、メリット・デメリットをわかりやすく解説します。また、失敗しない導入手順、導入の注意点も解説しているので、建設システム導入の参考にしてみてください。

建設システムとは？

「建設システム」とは、建設業の業務効率化に役立つITシステムのことです。アナログな管理の多い建設業のワークフローにもとづき、業務の自動化・効率化に活用できます。
また建設システムは、近年の人手出不足や高齢化が加速している建設業の課題を解決できるのが魅力です。システムを導入すれば、少ない人材でも無理なく業務を進行・管理できるのはもちろん、建設業界を悩ませる2024年問題の解決にも役立ちます。IT化を迫られる今後の建設業界において、必要不可欠なシステムだと言えるでしょう。

建設システムを導入できる業務一覧

建設システムは、主に次の業務のために導入できます。

• 設計業務
• 施工業務（現場）
• 社内管理

例えば、設計段階において図面作成を効率化するシステムのほか、施工管理・現場作業の人力作業を電子化できるシステムなどがあります。また、社内管理で欠かせない経費やタイムカード、人材採用の管理など、改善できるポイントが豊富です。
建設業務の中で感じる手間や、時間のかかる作業のほとんどは、建設システムの導入で解決できます。従業員の負担や残業時間を減らしたいと考えているのなら、この機会に建設システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

建設システムの種類    

一言で「建設システム」といっても、システムの種類によって目的・用途が違います。
本項ではシステム導入の参考として、よく導入されている建設システムの種類をまとめました。概要はもちろん具体的な活用シーンを解説しているので、導入する建設システムの検討に役立ててみてください。

ERPソフト

ERPソフトとは、以下に示すビジネス活動の管理に役立つソフトウェアのことです。

• 会計業務
• プロジェクト管理
• 危機管理・コンプライアンス管理
• サプライチェーン管理 

建設業では、会計業務はもちろん、企業全体のプロジェクト管理、また公共工事のように官公庁が発注者となるケースも多いため、危機管理やコンプライアンス管理が求められます。さらに、協力会社や下請け業者とのやり取りもあることから、サプライチェーン管理なども必要になるため、業務効率化に役立ちます。

CAD・BIMソフト

CAD・BIMソフトは、図面作成に活用するソフトウェアのことです。
中でもBIMソフトは、3Dモデルから数量の自動算出、シミュレーションを実施して、資料作成や検討の手間を大幅に削減できます。また、実物と変わらない3Dモデルを活用することから、現実に即した設計検討により手戻りの少ない成果をつくり出せるのが魅力です。

施工管理アプリ

施工管理アプリは、工事現場の施工管理に必要な機能がまとまったプラットフォームのことです。例えば、次のような機能が備わっています。

• 工程表管理
• 資料管理
• 現場の入退場管理
• 従業員管理
• チャットツール

アプリひとつで工事状況を確認できることはもちろん、現場関係者の管理やコミュニケーションが可能です。スマホやタブレットに導入して持ち歩けることから、近年では現場管理の効率化のために施工管理アプリが活用されています。

工事写真台帳アプリ

工事写真台帳アプリとは、工事現場で必ず必要となる現場写真の撮影・管理を効率化できるアプリケーションのことです。
撮影した工事写真をクラウド上にアップロードして管理できることはもちろん、電子黒板などを自由に掲載でき、現場作業やデータ共有の手間を効率化できます。また、工事写真台帳アプリを使えば、成果物である台帳の作成が可能です。

 ミライ工事では、Excelベースの現場台帳をカスタマイズできる工事写真台帳アプリ「ミライ工事アプリ」を提供しています。無料版の提供はもちろん、法人プランを契約すれば前述した施工管理機能の一部も活用可能です。
詳しくは以下のページで紹介していますので、建設システムの導入候補に加えてみてはいかがでしょうか。

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建設システムを導入するメリット

建設システムを導入すれば、建設業務に役立つ2つのメリットを得られます。詳しいメリットを解説しているので、ぜひ導入する参考にしてみてください。

業務を一元管理できる

建設システムを導入すれば、今までバラバラに管理していた業務を一元管理できるのがメリットです。
例えば、担当者のスキルに任せきりになっていた状況を改善できることはもちろん、業務の属人化を防止できます。案件ごとのデータを一元管理できるため、紛失リスクを防止できるのが魅力です。

業務の統制強化に役立つ

建設システムの導入により、業務統制が強化されるのがメリットです。
担当者ごとにバラついている業務の動き方を統一できるのはもちろん、部署ごとでうまく連携が取れていない状況を改善し、建設システムを中心とした動きやすい業務環境が整います。

また、効率よく業務を進行し企業として利益を出すためには、従業員が動きやすくなるための統制強化が必要です。建設システムの中には、基幹システムや連携力アップに役立つシステムが豊富にあるため、バラつきがあった業務体制をうまく改善できるでしょう。

建設システムを導入するデメリット 

建設システムの導入には、デメリットも存在します。主なデメリットを2つまとめているので、ぜひ参考にしてください。

継続的に費用がかかる

建設システムの多くはサブスクリプション形式（月額制・年額制）の契約形態を採用しているため、継続的に費用がかかります。
例えば、月5千円の建設システムを導入した場合、1年なら6万円、5年なら30万円かかるイメージです。場合によっては建設システムをうまく使いこなせずに損をしてしまう企業もあるため、事前に費用対効果を検証することをおすすめします。

システム導入に時間と手間がかかる

建設システムを導入する際には、次のような手間がかかると覚えておきましょう。

• 建設システムの比較
• 導入テスト
• 社内浸透

導入するシステムを選ぶことに時間がかかるのはもちろん、その後の従業員にうまく活用してもらうために実施する「社内研修」「ワークフローの構築」にも手間がかかります。また、部署をまたがって導入する際には、システム操作・管理のルール決めが必要ですので、余裕をもった導入スケジュールを組んでおきましょう。

建設システムを導入する手順

はじめて建設システムを導入する企業向けに、失敗しない導入の流れを5段階に分けて紹介します。

①業務課題を抽出する

まずは、自社がどのような課題を抱えているのか業務課題を抽出しましょう。例として、次のようなものが挙げられます。

• 勤怠管理がアナログで正しい情報なのか判断できない
• 図面作成に時間がかかって残業が増えている
• 帰社しないと現場写真・データを共有できない 

業務課題と感じるポイントは、企業によって異なります。まずは自社の業務効率を落とす重大なポイントを見つけてください。

②建設システムを比較検討する

業務課題の抽出が完了したら、課題解決に役立つ建設システムを探してみてください。また、建設システムを探す際には比較検討が重要です。参考として比較するポイントをまとめました。

• 予算内に収まる料金設定か
• 業務課題を網羅しているか
• 無駄な機能が多くないか
• サポート体制は充実しているか 

ちなみに比較検討では、少なくとも3つのシステムを比べるのがおすすめです。相場価格はもちろん、機能の違いを判断しやすくなります。

③テスト運用する

導入したい建設システムが決まったら、まずは無料体験版を使って、テスト運用を実施しましょう。本当に業務課題を解決できるのか調査することはもちろん、従業員がうまく活用できるのかチェックするためにチェックしてください。

④社内ルール・マニュアルを構築する

うまく運用できそうな建設システムが決まったら、システムの機能を最大限に活用するために社内ルール・マニュアルを構築しましょう。
社内ルールを決めずに動いてしまうと、データ管理や共有にバラつきが発生します。もし社内だけでルール・マニュアルを用意できないのなら、サポートサービスの活用がおすすめです。事例や他社の使い方を教えてもらいつつ、独自のルールを決めていきましょう。

⑤本格導入する

ここまで完了すれば、本格導入へと進めます。後述する注意点も参考にしつつ、導入した建設システムを業務に役立ててみてください。

建設システム導入の注意点 

「建設システムをうまく導入できた」と安心する方もいますが、実は本格導入できたからといって、そこでシステム運用が終わりというわけではありません。
場合によっては、今以上に役立つ建設システムが登場することもあるので、継続的に役立つシステムがないかリサーチを続けることが重要だと覚えておきましょう。

また、取り決めたルール・マニュアルの改善点を見つけ出すなど、PDCAサイクルを回すことも大切だと言えます。自社に利益のあるシステムを利用し続けるためにも、ブラッシュアップを繰り返してみてください。 
協力業者・発注者も建設システムを導入していることが多いため、他社の意見を参考にしてみるのもひとつの手です。

建設システム導入はミライ工事がおすすめ

ここまで、建設システムについて紹介してきましたが、その中でも現場写真撮影や施工管理の効率化を目指しているのなら「ミライ工事アプリ」がおすすめです。

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現場の方が使いやすいように、シンプルな画面を採用しており、スマホ・タブレットで撮影した写真を、すぐに工事写真台帳として作成できます。また撮影した写真はクラウド上で保管できるため、端末が破損・紛失してもデータが消えることはありません。
建設業務のアナログな管理方法から脱却し、業務効率化を実現したいのなら、まずはミライ工事アプリといった建設システムを有効活用してはいかがでしょうか。

無料からお試しいただけるので、ぜひ活用してみてください。