スマホで完結、報告書のストレスから解放！自社運用と現場連携に最適な「ミライ工事」の活用事例  | 株式会社エフ・ビー・エム

日々の不動産管理業務において、現場の報告書作成は避けて通れないタスクの一つ。しかし、その作業は想像以上に時間と労力を奪います。株式会社エフ・ビー・エムでは、「ミライ工事」を導入することで、煩雑だったExcelでの作業から解放され、業務効率が劇的に改善したそうです。

今回は、アセットマネジメント事業部で実際にミライ工事を活用する鈴木さんに、導入の背景や効果、現場での反応を伺いました。

不動産を一気通貫で管理するアセットマネジメント体制

―まず、御社の事業について教えてください。

当社は、主にビルマネジメントや不動産事業を手がけている会社です。物件や土地の保有・管理をしていますが、売買や契約もすべて自社でやっているため、「管理会社」というより「自社所有の資産を運用する会社」というイメージを持っていただいた方がわかりやすいかもしれません。

その中でも私が所属しているのがアセットマネジメント事業部という部署で、設備関連の業務を担当しております。

―設備関連とは、たとえばどのような業務になりますか？

例えば共用部で言うと貯水槽の清掃、防犯カメラの導入、窓ガラスの交換などですね。専有部であれば、原状回復のクリーニングや、リノベーションの工事手配なんかもやっています。工事や清掃まで全部ワンストップで対応しています。

―他社と比べた御社の強みはどのような点にあるのでしょうか？

やはり、自社で物件を持っていることもあり、物件に対する意思決定が早いという点ではないでしょうか。内装も自社で考えることができるため、例えば「今回はちょっとシックな感じにしよう」とか「こっちは可愛いテイストにしてみよう」といった形で、都度柔軟に決めることができるのは他社とは大きく違う点だと思います。

大手になりますと、壁紙や床材もパターンが大体決まっているため、どの物件も似たような仕上がりになりがちですが、弊社では物件ごとに個性が出せるのが特徴です。男性向け、女性向け、ナチュラル、スタイリッシュなど、入居者ターゲットに応じた調整ができるのは強みですね。

報告書作成がスムーズに！“統一フォーマットで見やすく

―ミライ工事導入のきっかけはどのような理由だったのでしょうか

元々、報告書の作成についてテンプレートなどがなかったため、毎回エクセルでゼロから作成していたのですが、これが非常に手間がかかり大変な作業でした。写真もPCに移し替える必要があったため「スマホで撮った写真を、そのまま報告書にできないか」そう思いネットで検索し、ミライ工事をみつけたという流れです。

また、説明を読んだところ、まさに自分が探していた機能が書かれていたので「これだ！」と。すぐ問い合わせしました。最初はとりあえず触ってみよう、そのような軽い感じでしたが実際に使ってみたらすごく便利で良かったです。

―具体的に従来はどのような流れで報告書を作っていたのでしょうか？

従来の報告書の作成ではスマートフォンで現場の写真を撮り、それをパソコンに移してからExcelに貼り付けて…このような流れで作成していました。毎回レイアウトを自分で調整し、写真のサイズを整えて、コメント入れて、ページを増やしたり…これがかなり手間のかかる作業でした。

しかも報告書のテンプレートがないため、毎回ゼロからの作成ということで、非常に非効率。写真が多いとサイズ調整にものすごく時間がかかりますし、印刷するとレイアウトが崩れてやり直しになったり…。「またか」という感じで、正直なところ非常にストレスを感じていた作業でした。

―実際に導入してみて使い勝手はいかがでしょうか

とても使いやすいと感じています。まず、スマートフォンだけで報告書を完結できる点が非常に良いですね。そして、PDFで出力できるのも便利です。

また、作成した報告書が履歴として残るため、あとから見返せる点もすごく助かっています。これまでの報告書の作成の時間にかけていた手間がかなり減りました。従来のやり方であればスマートフォンからパソコンに写真を送って、Excelで作業して…とやっていたわけですから。スマートフォン一台で完結できるのは大変助かります。

また、これまで作成していなかった過去の案件の報告書も、スマートフォンに写真が残っていれば、サクッと作れるので、この点もかなり大きいですね。

協力会社との連携もスムーズに！

―報告書をどのように提出・共有しているのですか？

基本的には、報告書をPDF形式で出力して、メールで送っています。URLでの共有も可能ですが、現在は主にPDFを使っています。

これまで報告書のテンプレートが決まっていなかったので、見栄えがしっかり揃っていない部分がありましたが、ミライ工事で作成した報告書はフォーマットが統一されているのでかなり見やすくなったなと実感しています。きれいに整っていて見た目がスッキリしました。

―他のメンバーや協力業者の方もミライ工事を使っているのでしょうか？

そうですね。下請けの業者さんにも使っていただいております。私の方から「このアプリ、報告書作成が簡単に作れるから使ってみて」と声をかけて使ってもらったのですが、便利だと感じていただけたようで、今では他の案件でも活用しているみたいです。

― 具体的にどんな点が好評でしたか？

報告書の表紙ですね。物件名、部屋番号、工事内容などが記載されているので、それを見ながら報告書を作成できる点だと思います。下請けの方もそれに合わせてくれるため、見た目の統一感が出てきます。

あとは、写真の管理がしやすい点でしょうか。現場で撮影した写真が一箇所に集まるので、選んで使うだけで簡単に報告書を作成できるのは大変ありがたいです。

実際、これまでは報告書を何度も催促し、ようやく提出してもらっていたのですが、ミライ工事導入後はスムーズに提出されるようになりました。また、報告書内容が必須項目に沿っているので、記載漏れも減っています。

新メンバーもすぐに使いこなせた。シンプル操作で現場にすっと馴染む

― 設備業務の担当は何名体制なのでしょうか？

今は私と最近異動してきたメンバーの2名体制です。

その方はもともと別の部署で働いていたのですが、前職でも設備系の業務をされていたということで、ちょうど最近「ミライ工事というアプリで報告書を作っているので、お願いします」と伝えて、一緒に使い始めました。

現在も使ってもらっていますが、基本的な操作はシンプルなので、特に問題なく使えていると思います。新しく来た方にも「便利ですね」と言ってもらえました。

―あらためて、導入して良かったと実感している点はどこでしょう？

やはり一番は、報告書作成の手間が大幅に減ったことですね。Excelだと、写真を貼って、説明文を書いて、印刷して…というのを毎回やっていました。正直、報告書作りがあるたびに「またか…」という気持ちでした。

でも、ミライ工事だとスマートフォンだけで報告書が完結し、PDFでの出力も可能です。時間の短縮も大きいですし、何より精神的に余裕ができたのが嬉しいですね。

スマートフォンで撮った写真をそのまま使えて、レイアウトも自動で整う。報告書作成にかかる時間と手間が一気になくなります。「報告書作成の負担を減らしたい」と思っている方にとってはありがたいツールだと思います。

―本日は貴重なお話、ありがとうございました！