“写真帳づくりは現場で完結”─報告書作成時間が半分になった！確実さと効率を両立する施工管理アプリミライ工事の実力とは  | 株式会社新居浜鐵工所

破砕機の設計・製造から据え付け、メンテナンスまでを一貫して手がける株式会社新居浜鐵工所。

製造から据え付け・メンテナンスまで一貫対応、破砕機業界のパイオニアこれまで同社では、デジカメとExcelを用いて報告書を作成しており、写真の選別や貼り付け、レイアウト調整に多くの時間と労力を費やしていた。

この業務負担の大きさは長年の課題となっていたが、そうした状況を改善するために導入されたのが、スマートフォン1台で写真撮影から報告書作成まで完結できる施工管理アプリ「ミライ工事」だった。導入後は報告書作成にかかる工数が半分近く削減され、業務効率化が実現されているという。

今回は、ミライ工事を利用した現場業務における効率化の実態や、同社ならではの活用方法について詳しく話を伺いました。

製造から据え付け・メンテナンスまで一貫対応、破砕機業界のパイオニア

―御社の事業内容について教えてください

当社は破砕機メーカーとして、破砕機および周辺機器の製造・据え付け・メンテナンスを一貫して行っております。単に機械を作って納品するだけでなく、自社内の製造部門で主要部品を加工し、現地での据え付け工事まで責任を持って対応しています。その後のメンテナンスも社内で対応することで、導入後も継続して安定稼働をサポートしています。

―御社ならではの強みはどこにあるとお考えですか？

大きな強みの一つは、自社で主要な部品を製造している点です。破砕機というのは非常に負荷のかかる装置ですから、どうしても消耗や故障は避けられません。そのときに、「すぐに部品を出せる」「すぐに現場へ届けられる」対応力が問われますが、自社で製造しているからこそ、その即応が可能になります。

もう一つは、破砕機の駆動方式です。破砕機の多くは油圧式なのですが、当社では電動インバータ方式を採用しております。これはメンテナンスやランニングコストの面で非常に優れているため、その点はお客様に高く評価されております。

写真帳作成は“社内共通の悩み”だった——展示会での出会いが転機に

―ミライ工事を導入されたきっかけについて教えてください。

最初のきっかけは、私の上司が展示会で写真帳作成用のアプリを見かけたことでした。「これ、どう思う？」と声をかけられて、導入の検討を私に任されたのです。そこからいろいろとリサーチを行い、ミライ工事を含めて3〜4社のサービスを実際に比較しました。実はその前から、写真帳作成の業務には時間がかかっていたため「なんとかしたいよね」という話は社内でも共通認識として持っておりました。

それまではデジカメで撮った写真をパソコンに取り込み、Excelで1枚1枚貼り付けていました。レイアウトを整えるのも一苦労で、操作性もあまりよくないこともあり、業務負担が大きいと皆感じていたのです。実際、私自身も報告書を作成することがあるため、その大変さはよく分かっていました。

―そうした中で、ミライ工事を選ばれた決め手はどこにあったのでしょうか？

一番の決め手は、やはり使いやすさとコスト面のバランスの良さです。直感的に操作できるため、スマートフォンが得意ではない社員でも使いやすいと感じましたし、価格も含めて、全体としてバランスがよかったという印象です。また、ミライ工事さんは元々太陽工業からスピンアウトした企業と聞いていましたので、建設現場をしっかりと理解されている方が開発されているという点も信頼につながりました。

それに、サポートも導入前から丁寧に対応していただいていたので、「これなら社内でもうまく活用できるだろう」という確信を持って導入に踏み切れました。

導入してくれてありがとう」と感謝されるツールに

―実際に導入して、どのような効果がありましたか？

まず、写真帳作成の工数が劇的に減りました。以前は、帰社後にデジカメのデータを取り込み、どの写真を使うのか写真を選定し、選定した写真をExcelに貼り付けて、順番を整えて……という作業に大きく時間が取られていました。

しかし、ミライ工事導入後は写真撮影の段階から報告書の作成が始まっているような感覚で、現場で写真を確認して「これは使う」「これは使わない」と取捨選択ができてしまいます。つまり、写真選定の作業自体が現場で完了してしまうわけです。報告書を作成する際に一枚一枚写真を確認して探し出して選ぶ必要がなくなりました。

―それはかなり効率化された印象ですね

そうですね。他にも新幹線の移動中にスマホで報告書の入力を済ませて、会社に戻ってきたらPDFで報告書を出力するだけ、そのような使い方をしている社員もいます。スマホで完結できるため、わざわざPCを立ち上げる必要がないのは大きいですね。弊社は営業が現場監督も兼ねていることもあり、移動が多いです。そのため、移動中に手軽にスマホで報告書が作れるという点は非常に助かっています。

―周囲の反応はいかがでしたか？

私も報告書を作成することがあるのでわかるのですが、現場からは「導入してくれてありがとう」そう思っている人は多いと思います。体感ではありますが報告書作成については1/2以上の効率化ができたのではないかと感じています。最初は「新しいものが来た」と構えていた人もいましたが、実際に使ってみると便利さを実感してもらえて、今ではなくてはならない存在になっています。

オフィスにいても現場が見える。管理者の目が届く安心感

―ミライ工事の導入によって、現場との連携面で変化はありましたか？

はい、それは明らかに変わりましたね。ミライ工事はクラウド型のアプリなので、現場で撮影された写真がリアルタイムでアップロードされます。

そのため、管理職の立場にある人間がオフィスにいながら、今どの作業がどの程度まで進んでいるのか、どんな状況なのかをタイムラグなく把握できるようになりました。この点は特に経験の浅いスタッフにとっては心強いと思います。判断が難しい状況でもすぐに確認することができますし、リアルタイムでアドバイスをもらえるというのは、大きな安心感につながっています。

―社外の協力会社との連携においても、ミライ工事が役立っているとお聞きしました。

そうですね。招待機能を使っているのですが、これが非常に便利です。例えば、機械が一階にあり電気系統が三階にあるという現場も多々あるのですが、そういった場合にこれまでは1台のデジカメで社員一人で往復しながら写真を撮影しており、とても非効率で大変でした。

しかし、ミライ工事を導入して招待機能を使うことで、外注の方に写真撮影を依頼することができるようになったのです。今では外注さんにスマホで「ここの写真を撮っておいてください」と依頼するだけで写真撮影が完了してしまいます。これは本当に便利だと感じています。

もちろん事前に撮影箇所を伝えておく必要はありますし、慣れていない場合には間違った写真を撮影してしまうリスクはありますが、撮影した写真はすぐにクラウド上にアップされるため、こちらで確認し撮り直しが必要な場合は電話して指摘できるため業務に支障はありません。この柔軟性とスピード感は、ミライ工事だからこそ実現できたと思います。

「現場で完結するワークフロー」へ。少数精鋭でも成果を出せる体制を目指して

―今後、ミライ工事をどのように活用していきたいと考えていらっしゃいますか？

将来的には現場だけで写真を撮りそのまま報告書まで作成できる“現場完結型”の運用を実現できるのが理想です。現在はまだ営業職が現場の監督も兼ねており報告書作成を担っているのですが、作業が標準化されてテンプレートがしっかり整えば、誰が作業しても一定の品質で報告書をまとめられる体制がつくれると考えています。

そのため、そのような体制やルールを仕上げていければと考えています。ミライ工事を活用して報告作業を現場で完結できるようになれば、事務所から人を出す必要がなくなりますし、手が空いている現場担当がそのまま対応できる。作業の平準化が進めば、少数精鋭でも安定した成果が出せる組織に近づけるのではないかと考えています。

そのためにもミライ工事の機能を最大限活用して当社の業務をさらに高効率化し、お客様に対して一貫した高い品質のサービスを提供できるよう、今後も改善を重ねていきたいと思っています。

―ありがとうございました！