報告書作成時間を40％削減─水処理メーカー ミズプラが進める現場業務の効率化  | 株式会社ミズプラ

高い技術力とフルオーダー製品による柔軟な対応を強みとし、顧客から厚い信頼を得てきた総合水処理メーカー株式会社ミズプラ。そんな同社において長年の課題となっていたのが、現場作業後に発生する写真整理や報告書作成といった煩雑な事務業務の効率化でした。

その解決策として着目したのがミライ工事。スマートフォンひとつで写真や報告書の管理が可能となる手軽さから、無料版の試用をきっかけに社内での導入が進み、現在では社内全体で利用され業務効率化に一翼を担っていると話します。

ミライ工事の導入が現場の働き方にどのような変化をもたらしたのか、その活用方法と効果についてお話を伺いました。

現場に即した提案が強み。機器だけでなく、施工・保守まで一貫対応「株式会社ミズプラ」

株式会社ミズプラとは？

-まず、御社の事業について教えてください。

弊社は温浴施設やプールなど、水に関わる水処理システムのメーカーとして事業を展開しております。

現在、国内に約600件ほどある温浴施設のうち、半分以上が弊社の濾過システムをご利用いただいており、温浴施設やプール、水処理に関しては、業界で導入実績ナンバーワンであると自負しております。

水処理システムのメーカーとして、設計から販売、設置施工、その後のメンテナンスまで一貫して対応しているのが特徴です。また、もう一つの事業として温浴施設の運営も行っております。

こちらの施設は「アンテナショップ」のような位置づけで、自社製品のモデルルームに改修工事を繰り返しながら運営しております。「こういう施設を作ると、こういったターゲットに刺さる」「客単価を上げたいならこのような設計が良い」といった情報を、自社の運営を通じて発信し、他のお客様への提案に活かしております。

株式会社ミズプラの強み

― 他社と比べたときの貴社の強みは、どのあたりにあるとお考えですか？

弊社はメーカーという強みを活かし「受注生産」にこだわっております。たとえば、ホテルの屋上に浴場を設置する場合、既製の濾過装置では対応しきれないことが多く、サイズや高さ、重量など、さまざまな条件があります。

そのため、案件ごとに個別に設計・製造することで、お客様のご要望に的確に応えることが可能です。もちろん、価格は他社より高くなることもありますが、その分、無駄のない製品を提供できます。

お客様の細かなご要望に応じて、フルオーダーに近い形で製品を提供できることが、弊社の大きな強みです。

抵抗感から納得感へ──変化を受け入れた現場とミライ工事導入までのプロセス

スマートフォンひとつで完結、ミライ工事アプリ

― ミライ工事を導入されたきっかけについて教えてください。

導入のきっかけは、非常にシンプルでした。ある日、協力会社の方から「ミライ工事という便利なアプリがありますよ」と紹介されたのです。当時、弊社では現場の写真整理や報告書作成に多くの時間を要しており、業務全体の効率を向上させるための施策を模索していた時期でした。

そのため「まずは使ってみよう」と思い、無料版を試し始めたのがミライ工事導入のきっかけです。

― 実際に使ってみていかがでしたか？

使用してみると、写真の取り扱いのしやすさに驚きました。現場で撮影した写真をその場で整理し、PDFに自動変換できるなど非常に便利でした。

これまでは現場での撮影はデジカメを使っており、帰社後にパソコンへ取り込んで並び替え、エクセルに貼り付けるといった一連の作業が必要でしたが、ミライ工事ではスマートフォンひとつで完結できます。

これは効率化が期待できると判断し、少しずつ技術部のメンバーにも紹介し、社内で徐々に浸透させていきました。写真の撮影から報告書の出力・共有までモバイルで完結

現場に広がる変化 ― アプリ導入が定着するまでの過程

― 現在は社内全体で利用されているそうですが、導入する際の最初の現場の反応はいかがでしたか？

やはり最初は、多少の抵抗がありましたね。「便利そうではあるが、慣れているやり方のほうが早い」といった声も多く聞かれました。しかし、それは自然な反応だと思います。これまで何年も続けてきた手順をいきなり変更するわけですから、「変化すること」自体に心理的なハードルがあるのは当然です。

― どのように導入を進められたのでしょうか？

いきなり全員に使用を義務づけるのではなく、まずは私自身が率先して使用し、「このくらい時間を削減できる」と具体的な数値や事例を示すようにしました。特に「残業を減らせる」という点は、現場のスタッフにとって非常に説得力のあるポイントでした。1時間でも早く帰宅できるとなれば、使ってみようかという気持ちになるものです。

操作に関しても、直感的でそれほど難しいものではないため、結果として、全体に自然と浸透していき、現在では現場のスタッフ全員が問題なく使用しております。

40％の業務時間を削減 ― ミライ工事で変わる現場の働き方

ミライ工事導入による効果

―ミライ工事導入による効果について教えてください。

最も大きな効果は報告書作成に要する時間が40％程度削減されたことです。スマートフォンで撮影した写真をそのままアプリ内で整理し、空いた時間に処理ができるため、会社に戻ってからの作業量が大幅に減りました。

以前は、現場作業が終わった後、何時間もパソコンに向かって報告書を作成するのが当たり前で、「残業＝報告書作成」となっていましたが、現在ではその時間を他の業務に充てることができるようになり、十分な時間を確保できるようになりました。

― 無料版から法人契約に切り替えたことで、思わぬメリットもあったとお聞きしました。

そうですね。元々は容量が足りなくなってきたことから無料版から法人契約へと切り替えたのですが、法人契約することで現場の進捗状況がリアルタイムで確認できるようになったのです。この点は予想外なメリットだったと思います。

以前は「作業が終了しました」と電話で報告を受けるだけでしたが、現在ではアップロードされた写真を見るだけで状況が把握できます。そのため、例えば「これは少し問題があるかもしれない」と感じた際には、管理者がすぐに現場へ向かう判断もできるようになり、対応のスピードも向上しました。

― 撮影指示や確認の方法にも変化があったと伺っております。

以前は、撮影が必要な箇所を紙に印刷して現場に持たせていましたが、それだと撮り忘れが発生しやすく、紙の管理や持ち運びも煩雑でした。現在では、アプリ内の黒板機能を利用することで、スマートフォン上で撮影箇所を確認しながら作業が可能になり、撮影漏れが大きく減少しました。

写真は現場で、報告は事務で ― 分業による新たなワークフロー

ミライ工事で変わる現場の働き方と業務効率

― ミライ工事の導入を通じて得られた働き方の変化について、改めて感じていらっしゃることはありますか？

現在、社会的に「働き方改革」が強く求められており、残業を減らすことは当然の流れになっています。ただ、我々のような業種では、お客様のご要望に丁寧に対応しようとすれば、どうしても業務時間が長くなりがちです。

対応の質を落とさずに業務時間を短縮するという点は、非常に難しいテーマです。その解決の糸口として、業務を個人が全て抱え込むのではなく、それぞれの業務を分担して行えるよう仕組みを見直しています。

ミライ工事導入の狙いもその一つです。たとえば、現場が撮影した写真を事務スタッフが補助して報告書を作成する、現場スタッフは写真を撮影して共有するだけで済むようにするといった工夫です。

このように業務の役割を分けていくことで、現場と本社の両方に余裕が生まれ、業務全体がよりスムーズに回るようになってきております。この流れを止めず、今後も効率化は進めていきたいと考えています。

今後の展望について

― 今後の会社や事業の展望についてお聞かせください。

ありがたいことに、現在も多くのご依頼をいただいております。しかしながら、どうしても人手が足りず、お引き受けできない案件が出てしまっているのが現状です。

本来ならお応えすべきご相談に対して断らざるを得ないというのは、非常に悔しい思いがあります。そうした中で、特定のスタッフに業務が集中しないよう、「誰でもある程度の作業がこなせる」ように社内体制を整えていくことが必要だと考えております。

属人的にならず、技術や知識が会社全体で共有される状態を目指し、5年10年単位でしっかりと人材を育てていければと考えております。最終的には、業界の中で技術面・対応力の両面で信頼される企業となることを目標としております。

また、温浴施設の運営についても、今後さらに展開していきたいと考えております。サービス業としての側面もある分、接客や運営において若い人材が活躍できる環境を整えることにも力を入れていきたいです。

-ありがとうございました。