写真も報告書もスマホひとつで完結。“インフラ”として現場に定着した施工管理アプリ  | ヤマザキ・シー・エー株式会社

「写真がバラバラで整理が大変」「現場から戻って報告書を作成する時間がない」「点検表を紙で管理するのが面倒」──。

冷蔵・冷凍・空調設備の設計・施工・保守を一貫して担うヤマザキ・シー・エー株式会社では、こうした現場と事務の両方にかかる負担が積み重なり、日々の業務に大きなストレスをもたらしていました。

特に繁忙期には1日に4〜5件もの現場をこなすこともあり、その度に帰社して大量の写真を整理し、報告書をまとめる作業は、現場担当者にとって大きな負担だったそうです。

こうした状況を打破するため、同社が2021年に導入したのが施工管理アプリ「ミライ工事」。現場での撮影から報告書の作成・送信まで、スマートフォン1台で完結できるこのアプリは、導入から数年が経った今では「インフラ」と呼べるほどに社内に定着しています。

今回はその導入の背景や効果、活用の広がりについて伺いました。

冷蔵・冷凍設備から空調まで。暮らしの「温度」を守るエンジニア集団

―まず御社の事業内容について教えてください。

当社は、冷蔵・冷凍庫や空調機器の設計・施工、それに伴う電気・給排水といった付帯設備工事、さらにアフターサービスまでを一貫して対応しています。創業は60年以上前で、最初はスーパーマーケットの冷蔵ショーケースを手がけるところから始まりました。

そこから業務の幅を広げ、現在はコンビニ、ドラッグストア、物流倉庫、食品加工工場など、非常に幅広い業種のお客様に対応しています。たとえば物流倉庫では、フォークリフトが走り回るマイナス25度の大型冷凍倉庫の施工も行っています。

冷蔵・冷凍に関わる設備は、食品や物流の根幹を支えるものですから、確実に稼働させるための技術や体制が求められます。

―競合他社と比べた際の御社の強みは何でしょうか？

やはりアフターサービスですね。当社は24時間365日、緊急対応できる体制を整えています。『ショーケースが冷えない』『機械が異常停止した』──そうしたトラブルに対し、夜中でもすぐに駆けつけることができます。

他社の場合、外部業者に委託するケースも多いのですが、当社は電話受付から修理対応まで自社で一貫して行っているので、対応スピードや情報の正確さが違います。

エリアも静岡を中心に、東は東京、西は名古屋や岐阜まで広がっており、広範囲をカバーする以上、社内での情報共有の精度とスピードは欠かせないため、誰が見ても状況をすぐに把握できる仕組みができているという点は大きな強みだと思います。

不要な機能、高すぎるコスト…他社サービスでは満たせなかった条件

―ミライ工事を導入する前は、どんな課題があったのでしょうか？

一番大きな課題は報告書の作成です。現場で撮影した写真は各自のスマートフォンに保存され、LINEなどで送っていましたがどの現場のものか分からなくなるケースも多々あり、品質もバラバラで整理されていませんでした。
事務所に戻ってからは写真をExcelに貼り付け、報告書を作るのですが繁忙期には夜遅くまでかかることもあり、報告書の作成業務に非常に大きな課題を抱えていました。

写真がしっかりと整理されていないため、その都度「この写真はどこの現場？」「何の作業？」と事務担当から確認されることも多く、こうしたやり取りは現場と事務の両方にとって大きな負担になっていたと思います。

―ミライ工事を導入することになったきっかけや、導入前に検討したポイントについて教えてください。

きっかけは、やはり現場と事務の双方の負担を軽減したいという思いでした。特に関東圏の案件では管理会社への報告書提出が必須で、繁忙期には、従来のやり方では非常に負荷がかかります。

そこで何か良いツールがないか探し始めましたが、当時見つかったものは不要な機能が多く、コストも高額なものばかりでした。シンプルで低コスト、そして現場に負担をかけない操作性を求めていたのです。

ミライ工事は、黒板機能で写真に必要な情報を入力し、そのまま報告書を作成できるシンプルな仕組みで、まさに当社にとって“ちょうど良い”機能が揃っていました。

実際に無料でダウンロードして試してみると直感的に操作でき、現場スタッフからも『これなら使いやすい』と好評。誰でもすぐに持ち歩いて使える点も決め手となり、スムーズに導入へ踏み切ることができました。

導入後の効果──現場と事務、双方の負担を大幅に軽減

―実際に導入してみて、一番大きな変化はどのような点でしたか？

一番大きな変化は、「報告書の作成が圧倒的に楽になった」という点です。導入前は、現場で撮影した写真を事務の担当者に送っても、技術的な部分はわからないため現場の担当者に確認しながら、Excelに貼り付けて報告書にまとめるということも多々あり、このような作業が非常に大きな負担になっていました。

しかし、ミライ工事を導入してからは、このフローが根本的に変わりました。黒板機能があるためどの現場なのか作業内容も含め把握することが可能で、そのままアプリ上で報告書を生成できるため、事務の担当者は受け取ったデータを確認するだけで、そのままお客様に提出することができます。

現場への確認や修正のやり取りも激減し、事務作業の負担は大幅に軽減されたので大変助かっています。

―クラウドに写真が保存されることで、情報共有の面でも効果があると伺いました

そうですね。ミライ工事では写真や報告書が自動でクラウドに保存されます。これにより、離れた拠点からでもリアルタイムで現場の状況を把握できるようになりました。管理者はオフィスにいながら「今どの作業がどこまで進んでいるか」を確認でき、必要に応じて即座に指示やサポートをすることができます。

また、部品交換などで後日別の担当者が現場に行く場合でも、写真や報告書を見れば一目で状況を理解できるため、引き継ぎがスムーズになり、マネジメントの面でも大きな効果が得られていると感じます。

―ミライ工事を導入するにあたって現場の反応はいかがでしたでしょうか？

当社は年齢層が高い社員も多いため、スマホに不慣れな人が使いこなせるかは不安でした。ですが、実際に使ってみると操作は非常にシンプルで、数回タップするだけで報告書が作れます。最初こそ戸惑いがあっても、すぐに慣れてしまい、むしろ『今までのやり方の方が大変だった』という声が多かったです。

―他にも経費清算にも利用されていると伺いましたがどのように利用されているのでしょうか。

駐車料金などの経費精算にもミライ工事を活用しています。当社で使っている経費清算のシステムは協力会社は入れないため、月毎に台帳を作成しそこに立て替えてもらった費用のレシートを写真で撮影し、事務の担当者が確認して精算をしております。

以前までは事務所にて現金精算で行っていたのですが、当社の精算システム導入に伴い現金精算ができなくなったため、現在はこの形で対応しています。LINEなどで領収書の写真を送ってもらうということもできるのですが、写真の整理が難しく対応を失念してしまうリスクがでてくることもあり、現在のミライ工事を活用する形に落ち着きました。

それぞれ台帳を作成すれば現場名も把握できますし内容も把握しやすいため、ミライ工事で管理するようにしています。

社内のインフラとして完全に根付いたミライ工事

―今後の活用について展望をお聞かせください。

「当社にとってミライ工事はすでにインフラのような存在です。導入して数年が経ちますが、『これがなかった頃はどうしていたのだろう』と思うほどに定着しています。
今後は点検表や報告書のフォーマットをさらに整備し、誰が見ても迷わないように標準化を進めていきたいです。

業務内容が多岐にわたるからこそ、仕組みを統一して効率化することが重要です。ミライ工事はその基盤を支える柔軟なツールだと感じています。

ありがとうございました！